Belajar

PEMBAHASAN

A.      PENGERTIAN BELAJAR

Secara umum kegiatan belajar adalah suatu proses kegiatan dari tidak tahu, tidak mengerti, tidak bisa menjadi tahu, mengerti dan bisa secara optimal. Berikut beberapa definisi belajar menurut beberapa ahli psikologi.

Menurut Arno F. wittig (Wittig, 1981) Belajar adalah perubahan yang relatif menetap yang terjadi dalam segala macam tingkah laku suatu organisme sebagai hasil belajar.

Menurut James Patrick Chaplin (Chaplin, 1985) Belajar dibatasi dengan dua macam rumusan. Rumusan pertama Belajar adalah perolehan perubahan tingkah laku yang relatif menetap sebagai akibat latihan dan pengalaman. Rumusan kedua Bealajar adalah proses memperoleh respons-respons sebagai akibat adanya latihan khusus.

Menurut Hintzman Douglas (Douglas, 1987) Belajar adalah suatu perubahan yang terjadi dalam diri organime, manusia atau hewan, disebabkan oleh pengalaman yang dapat mempengaruhi tingkah laku organisme tersebut.

Menurut James O. whittaker (1970: 215) Belajar ialah proses dimana tingak laku ditimbulkan atau diubah melalui latihan atau pengalaman.

Menurut Morgan (1988:5) menyatakan bahwa belajar adalah merupakan salah satu yang relatif tetap dari tingkah laku sebagai akibat dari pengalaman. Dengan demikian dapat diketahui bahwa belajar adalah usaha sadar yang dilakukan manusia melalui pengalaman dan latihan untuk memperoleh kemampuan baru dan merupakan perubahan tingkah laku yang relative tetap, sebagai akibat dari latihan.

Menurut Hilgard (2001: 232) menyatakan belajar merupakan proses perbuatan yang dilakukan dengan sengaja, yang kemudian menimbulkan perubahan yang keadaannya berbeda dari perbuatan yang ditimbulkan oleh lainnya.

Menurut Gerow (1989:168) mengemukakan bahwa “Learning is demonstrated by a relatively permanent change in behavior that occurs as the of practice or experience”. Belajar adalah ditunjukkan oleh perubahan yang relative tetap dalam perilaku yang terjadi karena adanya latihan dan pengalaman-pengalaman.

Menurut Bower (1987:150) “Learning is a cognitive process”. Belajar adalah suatu proses kognitif. Dalam pengertian ini, tidak berarti semua perubahan berarti belajar, tetapi dapat dimasukan dalam pengertian belajar yaitu, perubahan yang mengandung suatu usaha secara sadar, untuk mencapai tujuan tertentu.

            Berdasarkan pengertian belajar yang dikemukakan di atas dapat didefinisikan beberapa elemen penting yang mencirikan pengertian belajar yaitu:

1.      Belajar adalah merupakan suatu perubahan dalam tingkah laku, dimana perubahan itu dapat mengarah kepada tingkah laku yang baik, tetapi juga ada kemungkinan mengarah kepada tingkah laku buruk. Perubahan itu tidak harus nampak di kesempatan yang akan dating.

2.      Belajar merupakan suatu perubahan yang terjadi melalui latihan dan pengalaman.

3.      Untuk dapat bisa disebut belajar, maka perubahan itu tidak pokoknya adalah didapatkannya kecakapan baru, yang berlaku dalam waktu yang relatif lama.

4.      Tingkah laku yang mengalami perubahan karena belajar menyankut berbagai aspek kepribadian baik fisik maupun psikis.

B.       AKTIVITAS YANG TERMASUK BELAJAR

            Belajar dapat dikatan tergantung pada kebutuhan dan motivasi. Belajar itu terarah pada pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan itu, orang harus menentukan set belajar. Set belajar adalah arah perhatian dalam interaksi bertujuan. Dengan set belajar yang ditemukan orang memilih berbagai alternative tindakan, barulah orang melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai suatu tujaun. Meskipun orang telah mempunyai tujuan tertentu dalam belajar serta telah memilih set yang tepat untuk merealisir tujuan itu, namun tindakan untuk ,encapai tujuan dipengaruhi oleh situasi. Berikut ini beberapa contoh aktivitas belajar yang dipilih dalam beberapa situasi:

1)        Mendengarkan

            Aktivitas mendengarkan tergolong dalam kelompok “listening activites”. Aktivitas mendengarkan termasuk aktivitas belajar yang berkaitan erat dengan masalah perhatian. Mendengarkan itu bukanlah suatu kegiatan yang pasif, diamana hanya telinga saja yang bekerja. Melainkan suatu kegiatan diamana perhatian dan pikiran juga terlibat dengan aktif. Sedangkan untuk dapat mendengarkan dengan baik maka perlu adanya persiapan fisik (kebugaran tubuh), emosi (kemauan yang kuat) dan intelektual (kesiapan bajan pelajaran).

2)        Memandang

            Yang dimaksud memandang untuk tujuan belajar yakni apabila kita memandang segala sesuatu untuk mencapai tujuan yang mengakibatkan perkembangan dari kita, maka dalam hal yang demikian kita sudah belajar.

3)        Meraba, membau dan mencecap

            Meraba, membaudan mencecap merupakan aktivitas sensoris. Aktifitas meraba, membau dan mencecap dapat dikatakan belajar, apabila aktivitas-aktivitas itu didorong oleh kebutuhan,  motivasi untuk mencapai tujuan dengan menggunakan set tertentu untuk memperoleh perubahan tingkah laku.

4)        Menulis atau mencacat

            Mencatat merupakan kegiatan yang sangat penting dalam belajar. Karena dengan mencacat kita memperoleh keuntungan:

1.      Mampu mempertahankan daya mental kita tetap jaga dan siap siaga waktu mengikuti kuliah.

2.      Mampu tetap berfikir pada waktu mengikuti kuliah dan mudah mempelajari sesudahnya.

3.      Memiliki rekaman tertulis guna membantu kita untuk melihat kembali dan mempelajari, menambah serta memperdalam bahan kuliah yang sudah diberikan.

4.      Membantu untuk mengatasi keterbatasan daya ingat kita.

5.      Memiliki nahan lengkap tercacat teratur yang kita  perlukan untuk belajar dalam persiapan ujian.

5)        Membaca

             Membaca merupakan aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dengan belajar. Membaca bukanlah kegiatan yang pasif, akan tetapi merupakan kegiatan yang aktif. Untuk dapat menjadi pembaca yang efisien, The Liang Gie memberikan arahan sebagai berikut:

1.      Memiliki kebiasaan-kebiasaan yang baik dalam membaca.

2.      Dapat membaca secara cepat.

3.      Dapat menangkap dan memahami isi bahan bacaannya.

4.      Seusai membaca dapat mengingat kembali butir-butir gagasan utama dari bahan bacaannya.

6)        Membuat ikhtisar atau ringkasan, dan menggaris bawahi

            Dengan membuat ikhtisar atau ringkasan dapat membantu kita dalam hal mengingat dan mencari kembali materi dalam buku untuk masa-masa yang akan dating. Sedangkan, untuk keperluan belajar yang intensif, membuat iktisar saja belum cukup. Dikarenakan dengan menggaris bawahi hal-hal yang penting akan sangat mebantu kita dalam usaha menemukan kembali material tersebut di kemudian hari.

7)        Mengamati tabel-tabel, diagram-diagram dan bagian-bagian

            Dengan material non-verbal semacam ini, akan menjadi bahan ilustratif yang membantu pemahaman kita tentang suatu hal.

8)        Menyusun paper atau kertas kerja

            Dalam membuat paper, yang perlu diperhatikan adalah rumusan topik paper itu. Dari rumusan topik itu, kita akan menemukan material yang relevan. Kemudian kita perlu mengumpulkan materi yang akan ditulis kedalam paper dengan mencacatkan pada buku notes atau kartu-kartu cacatan.

9)        Mengingat

            Yang dimaksud mengigat disini adalah mengingat yang didasari atas kebutuan serta kesadaran untuk mencapai tujuan belajar lebih lanjut.

10)    Berpikir

            Berfikir merupakan suatu kegiatan mental yang tidak melibatkan kerja otak, tetapi juga melibatkan seluruh pribadi manusia, kehendak dan perasaannya. Karena memikirkan sesuatu itu berarti mengarahkan diri pada obyek tertentu, menyadari kehadirannya secara aktif menghadirkan dalam pikiran kemudian mempunyai gagasan atau wawasan tentang objek tersebut.berfikir sangat diperlukan selama belajar disekolah atau diperguruan tinggi. Masalah dalam belajar terkadang ada yang harus dipecahkan seorang diri, tanpa bantuan orang lain. Pemecahan masalah itulah yang memerlukan pemikiran. Berfikir itu sendiri adalah kemampuan jiwa untuk meletakkan hubungan antara bagian-bagian pengetahuan. Ketika berfikir dilakukan maka disana terjadi suatu proses. Dengan berfikir siswa akan bisa menggunakan nalarnya guna menyelesaikan suatu masalah yang dihadapinya. Selain itu berfikir juga akan menunjukkan tinkat perkembangan siswa dalam proses belajar terkait perubahan mentalnya.

11)    Latihan atau praktek

            Latihan atau praktek akan menghasilkan suatu pengalaman, dan dengan pengalaman tersebut seseorang dapat belajar.

C.      FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BELAJAR

                   Dalam belajar, banyak sekali faktor mempengaruhinya. Dari sekian banyak faktor yang mempengaruhi belajar, dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu:

1.      Faktor-faktor stimulasi belajar

2.      Faktor-faktor metode belajar

3.      Faktor-faktor individual

Berikut ini diuraikan secara garis besar mengenai ketiga macam faktor tersebut.

1.      Faktor-faktor stimulasi belajar

       Faktor stimulasi belajar yaitu segala hal diluar individu yang meransang individu untuk mengadakan reaksi atau perbuatan belajar. Stimulasi dalam hal ini mencakup:

1)      Panjangnya bahan pelajaran

      Panjangnya bahan pelajaran berhubungan dengan jumlah bahan pelajaran. Semakin banyak bahan pelajaran, semakin banyak pula waktu yang diperlukan oleh individu untuk mempelajarinya. Bahan yang terlalu panjang atau banyak dapat menyebabkan kesu;itan individu dalam belajar. Kesulitan belajar individu itu tidak semata-mata panjangnya waktu untuk belajar, melainkan lebih berhubungan dengan faktor kelelahan serta kejemuhan si pelajar dalam menghadapi atau mengerjakan bahannya itu. Panjangnya waktu belajar juga dapat menimbulkan beberapa “inteferensi” atas bagian materi yang dipelajari. Interferensi yakni gangguan kesan ingatan akibat terjadinya pertukaran reproduksi antara kesan lama dengan kesa baru. Kedua kesan itu muncul bertukaran sehingga terjadi kesalahan maksud yang tidak disadari.

2)      Kesulitan bahan pelajaran

      Tiap bahan pelajaran mengandung tingkat kesulitan yang berbeda,. Tingkat kesulitan bahan pelajaran mempengaruhi kecepatan belajar. Makin sulit suatu bahan pelajaran, makin lambatlah orang mempelajarinya. Sebaliknya, semakin mudah bahan pelajaran, makin cepatlah orang memahaminya. Bahan yang sulit memerlukan aktifitas belajar yang intensif, sedangkan bahan yang sederhana mengurangi intensitas belajar seseorang.

3)      Berartinya bahan pelajaran

      Belajar memerlukan modal pengalaman yang diperoleh dari belajar sebelumnya. Modal pengalaman itu dapat berupa penguasaan bahasa, pengetahuan, dan prinsip-prinsip. Modal pengalaman ini menentukan keberartian daripada bahan yang dipelajari di waktu sekarang. Bahan yang berarti adalah bahan yang dikenali. Barang yang berarti memungkinkan individu untuk belajar, karena individu dapat mengenalnya. Bahan yang tanpa arti sukar dikenal, akibatnya tidak ada pengertian individu akan bahan tersebut.

4)      Berat ringannya tugas

      Mengenai berat atau ringannya suatu tugas, hal ini erat hubungannya dengan tingkat kemampuan individu. Tugas yang sama, kesukarannya berbeda bagi masing-masing individu. Hal ini disebabkan karena kapasitas intelektual dan pengalaman mereka tidak sama. Boleh jadi pula, berat ringannya suatu tugas berhubungan dengan usia individu. Ini berarti bahwa kematangan individu ikut menjadi indikator atas berat atau ringannya tugas bagi individu yang bersangkutan.

5)      Suasana Lingkungan eksternal

      Suasana lingkungan eksternal menyangkut banyak hal, antara lain: cuaca, waktu, kondisi tempat, dan penerangan. Fakto-faktor ini mempengaruhi sikap dan reaksi individu dalam aktivitas belajarnya, sebab individu yang belajar adalah reaksi dengan lingkungannya.

2.      Faktor-faktor metode belajar

            Metode mengajar yang dipakai oleh guru sangat mempengaruhi metode belajar yang dipakai oleh pelajar. Dengan pekataan lain, metode yang dipakai oleh guru menimbulkan perbedaan yang berarti proses bekajar. Faktor-faktor metode belajar menyangkut hal-hal berikut:

1)      Kegiatan berlatih atau praktek

      Berlatih dapat diberikan secara marathon (non stop) atau secara terdistribusi (dengan selingan waktu-waktu istirahat). Latihan yang dilakukan secara marathon dapat melelahkan dan membosankan, seangkan latihan yang terdistribusi menjamin terpeliharannya stamina dan kegairahan belajar.

      Jam pelajaran atau latihan yang terlalu panjang adalah kurang efektif. Semakun pendek distribusi waktu untuk bekerja atau berlatih, semakin efektiflah pekerjaan atau latihan itu. Latihan atau kerja memerlukan waktu istirahat.

      Kegiatan berlatih atau maraton baru dimungkinkan apabila tugas mudah dikenal, tugas mudah dilakukan, materi pernah dipelajari sebelumnya, kegiatan memerlukan pemanasan terus menerus.

2)      “Overlearning” dan “drill”

      “Overlearning” dilakukan untuk mengurangi kelupaan dalam mengingat keterampilan-keterampilan yang pernah dipelajari dalam sementara waktu tidak dipraktekkan. “Overlearning” yang terlalu lama kurang efektif bagi kegiatan praktek.

      Apabila “Overlearning” berlaku bagi latihan motorik seperti main piano atau menjahit, maka “drill” berlaku bagi kegiatan berlatih abstraksi misalnya berhitung. Baik “drill” maupun “overlearning” berguna untuk memantapkan reaksi dalam belajar.

3)      Reaksi selama belajar

      Kombinasi kegiatan membaca dengan resitasi sangat bermanfaat untuk meningkatkan kemampuan membaca itu sendiri, maupun untuk menghafal bahan pelajaran. Resitasi lebih cocok untuk diterapkan pada belajar membaca atau belajar hafalan.

4)      Pengenalan tentang hasil-hasil belajar

      Penelitian menunjukkan, bahwa pengenalan seseorang terhadap hasil atau kemajuan belajarnya adalah sangat penting, karena dengan mengetahui hasil-hasil yang sudah dicapai, seseorang akan lebih berusaha meningkatkan hasil belajar selanjutnya.

5)      Belajar dengan keseluruhan dan dengan hasil-hasil

      Menurut beberapa penelitian, perbedaan efektifitas antara belajar dengan keseluruhan dengan belajar dengan bagian-bagian adalah belum ditemukan. Kelemahan dari metode keseluruhan adalah membutuhkan banyak waktu dan sebelum belajar yang sesungguhnya berlansung.

6)      Penggunaan modalitet indera

      Modalitet indera yang dipakai oleh masing-masing individu dalam belajar tidak sama. Sehubungan dengan itu ada tiga impresi yang terpenting dalam belajar, yaitu: oral, visual, kinestotik. Ada orang yang lebih berhasil belajarnya dengan menekankan impresi oral. Dalam belajar, ia perlu membaca atau mengucapkan materi pelajaran dengan nyaring atau mendengarkan bacaan atau ucapan orang lain. Ada yang belajar dengan menekankan diri pada impresi kinestetik dengan banyak menggunkanan fngsi motorik.

7)      Penggunaan set dalam belajar

      Arah perhatian seseoran sangat penting bagi belajarnya. Belajar tanpa set adalah kurang efektif. Mengenai hal ini sudah dikemukakan pada bahasan terdahulu.

8)      Bimbingan dalam belajar

      Bimbingan dapat diberikan dalam batasan-batasan yang diperlukan oleh individu. Hal yang penting yaitu perlunya pemberian modal keakapan pada individu sehingga yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibedakan dengan sedikit saja bantuan dari pihak lain.

9)      Kondisi-kondisi insentif

      Insetif adalah objek atau situasi eksternal yang dapat memenuhi motif individu. Insentif adalah bukan tujuan, melainkan alat untuk mencapai tujuan. Insentif-insentif dapat diklarifikasikan menjadi dua macam, yaitu :

1)      Insentif intrinsik : yaitu situasi yang mempunyai hubungan fungsional dengan tugas dan tujuan.

2)      Insentif ekstrinsik : yaitu objek atau situasi yang tidak mempunyai hubungan dengan tugas.

      Situasi yang menimbulkan insetif instrinsik misalnya pengenalan tentang hasil/kemajuan belajar, persaingan sehat. Situasi yang menjadi insentiif ekstrinsik misalnya ganjaran, hukuman, perlakuan kasar, kekejaman, dan ancaman yang membuat takut. Insentif intrinsik akan menentukan tingkat motivasi belajar individu di masa-masa mendatang.

3.      Faktor-faktor individual

            Faktor-faktor individual sangat besar pengaruhnya terhadap belajar seseorang. Adapun faktor-faktor individual itu menyanfkut hal-hal berikut:

1)      Kematangan

      Kematangan-kematangan terjadi akibat adanya perubahan-perubahan kuantitatif didalam struktur jasmani dibarengi dengan perubahan-perubahan kualitatif terhadap struktur tersebut. Kematangan memberikan kematangan dimana fungsi-fungsi fisiologis termasuk sistem syaraf dan fungsi otak menjadi berkembang. Dengan berkembangnya fungsi-fungsi otak dan sistem syaraf, hal ini akan menumbuhkan kapasitas mental seseorang.

2)      Faktor usia kronologis

      Semakin tua usia individu, semakin meningkat pula kematangan berbagai fungsi fisiologisnya. Usia kronologis merupakan faktor penentu daripada tingkat kemampuan belajar individu.

3)      Faktor perbedaan jenis kelamin

      Ada bukti bahwa pola tingkah laku antara laki-laki dan perempuan merupakan hasil daripada perbedaan tradisi kehidupan, dan bukan semata-mata karena perbedaan jenis kelamin. Fakta menunjukkan, bahwa tidak ada perbedaan yang berarti antara pria dan wanita dalam hal insefigensi.

      Barang kali yang dapat membedakan antara pria dan wanita adalah dalam hal peranan dan perhatiannya terhadap sesuatu pekerjaan dan inipun merupakan akibat dari pengaruh kultural.

4)      Pengalaman sebelumnya

      Pengalaman yang diperoleh individu ikut mempengaruhi hal belajar yang bersangkutan terutama pada transfer belajarnya. Hal ini terbukti, bahwa anak-anak yang berasal dari kelas-kelas sosial menengah dan tinggi mempunyai keuntungan dalam belajar verbal disekolah sebagai hasil dari pengalaman sebelumnya.

5)      Kapasitas mental

      Kapasitas-kapasitas seseorang dapat diukur dengan tes-tes intelegensidan tes-tes bakat. Kapasitas adalah potensi untuk mempelajari seta mengembangkan berbagai ketrampilan/kecakapan. Akibat daripada hereditas dan lingkungan masin-masing individu bervariasi.

6)      Kondisi kesehata jasmani

      Orang yang belajar membutuhkan kondisi badan yang sehat. Orang yang badannya sakit akibat penyakit-penyakit tertentu serta kelelahan tidak akan dapat belajar dengan efektif.

7)      Kondisi kesehatan rohani

      Gangguan serta cacat-cacat mental pada seseorang sangat mengganggu dalam hal belajar orang yang bersangkutan. Bagaimana orang dapat belajar dengan baik apabila ia sakit ingatan, sedih frustasi atau putus asa.

8)      Motivasi

      Motivasi penting bagi proses belajar, karena motivasi menggerakkan organism, mengarahkan tindakan, serta memilih tujuan belajar yang dirasa paling berguna bagi kehidupan individu.

D.      TEORI BELAJAR

            Para psikologi pendidikan memunculkan istilah teori belajar setelah mereka mengalami kesulitan ketika akan menjelaskan proses belajar secara menyeluruh. Berawal dari kesulitan tersebut munculah beberapa persepsi berbeda dari para psikolog. Sehingga menghasilkan dalil-dalil yang memiliki inti kalau teori belajar adalah alat bantu yang sistematis dalam proses belajar.

            Teori-teori belajar dikalangan psikolog bersifat eksperimental, dimana teori yang mereka kemukakan hanyalah berupa pendapat dari pengalaman mereka ketika dalam kegiatan belajar berlangsung. Dari interaksi tersebut, para psikolog menyusun proposisi yang mereka tekuni sehingga menghasilkan madzhab yang mereka ciptakan itu bisa digunakan sebagai landasan pola pokor mereka.

Macam-macam teori belajar

1)     Teori Behaviorisme

       Teori belajar behavioristik adalah teori belajar yang dicetuskan oleh Gage dan Berliner tentang perubahan tingkah laku sebagai hasil dari pengalaman. Aliran ini menekankan pada terbentuknya perilaku yang tampak sebagai hasil belajar.

       Teori behavioristik dengan model hubungan stimulus-responnya, mendudukkan orang yang belajar sebagai individu yang pasif. Menurut teori ini dalam belajar yang penting adalah input yang berupa stimulus dan output yang berupa respon. Stimulus adalah apa saja yang diberikan guru kepada pelajar. Sedangkan respon berupa reaksi atau tanggapan pelajar terhadap guru tersebut. Faktor lain yang dianggap penting olrh aliran behavioristik adalah faktor penguatan (reinforcement). Bila penguatan ditambahkan (positive reinforcement) maka respon akan semakin kuat. Begitu pula bila respon dikurangi atau dihilangkan (negative reinforcement)n maka respon juga semakin kuat.

2)     Teori Pembiasaan Klasik

       Teori pembiasaan klasik (classical conditioning) ini berkembang berdasarkan hasil eksperimen yang dilakukan oleh ivan Pavlov (1849-1936), pada dasarnya classical conditioning adalah sebuah prosedur penciptaan reflex baru dengan cara mendatangkan stimulus sebelum terjadinya reflex tertentu.

       Pavlov mengadakan percobaan terhadap anjing yang diberi stimulus bersyarat sehingga terjadi reaksi bersyarat pada anjing. Dari hasil percobaannya, sinyal pertanda memainkan peran yang sangat penting dalam adaptasi hewan terhadap sekitarnya.

       Teori Classical conditioning yang ditemukan Pavlov didasarkan pada tiga proses, yaitu: pertama, penyamarataan (generalization) sebab respon dikondisikan dengan kehadiran stimulus yang sama melalui keluarnya air liur; kedua, perbedaan (discimination) untuk merespon apabila ada perangsang makanan kemulutnya; ketiga, pemadaman (extinction).

       Kesimpulan dari percobaan Pavlov ialah apabila stimulus yang diadakan (CS) selalu disertai dengan stimulus penguat (UCS), stimulus tadi (CS), cepat atau lambat akan menimbulkan respon atau perubahan yang kita kehendaki dalam (CR).

       Keteragan: US (Unconditioned Stimulus), UR (Unconditioned Reflex), CS (Conditioned Stimulus), CR (Conditioned Reflex).

3)     Teori Belajar Koneksionisme

       Prinsip teori Thorndike adalah belajar merupakan proses interaksi antara stimulus dan respon. Stimulus adalah apa yang merangsang kegiatan belajar seperti pikiran, perasaan, atau hal-hal lain yang dapat ditangkap melalui alat indera.

       Awal eksperimen Thorndike mrnggunakan kucing. Kucing dibiarkan kelaparan, kemudian ia dimasukkan kedalam kotak yang sudah dirancang khusus, sehingga jika kucing itu menyentuh tombol pintu itu akan terbuka dan ia dapat keluar dan mencapai daging yang dijadikan umpan diluar kandang. Pada usaha pertama ia belum terbiasa memecahkan problemnya, sampai kemudian berhasil menemukan tombol tersebut. Waktu yang dibutuhkan dalam usaha pertama agak lama. Percobaan yang sama segera dilakuka berulang-ulang.

       Dengan terlatihnya proses belajar dari kesalahan (trial and eror), maka waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan problem itu semakin singkat. Teori trial and error learning mempunyai cirri-ciri sebagai berikut:

1.      Adanya motif yang mendorong aktivitas

2.      Adanya berbagai respon terhadap situasi

3.      Adanya eliminasi respon-respon yang gagal atau salah

4.      Adanya kemajuan reaksi-reaksi dalam mencapai tujuan

4)     Teori Gestalt

daya manusia ataupun non manusia dalam bidang pendidikan dengan melibatkan segenap perlengkapan atau fasilitas kantor di lingkup pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Hal ini juga senada dengan pendapat Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 4) menyatakan bahwa “manajemen perkantoran pendidikan adalah rangkaian proses/aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan, serta mengawasi sumber daya manusia atau non manusia untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien”.

1.        Perkantoran dalam Manajemen Pendidikan

Aspek yang membedakan antara manajemen pendidikan dengan manajemen bidang lainnya adalah aspek substansinya, bukan pada aspek prosesnya. Substansi manajemen pendidikan digolongkan menjadi dua, yaitu:

a.    Substansi inti

Meliputi manajemen kurikulum, manajemen peserta didik, manajemen keuangan, manajemen personalia, manajemen hubungan masyarakat dan manajemen sarana dan prasarana.

b.    Substansi ekstensi

Adalah substansi manajemen pendidikan yang telah diperluas yaitu berbagai bidang substansi di dunia pendidikan yang harus dikelola karena berkontribusi besar terhadap kesuksesan proses substansi inti.

Manajemen perkantoran merupakan salah satu dari substansi ekstensi manajemen pendidikan.

2.        Fungsi dan Prinsip Perkantoran

Setiap kantor bila dilihat pada susunannya, memiliki tiga unsur yakni hardware (perangkat keras), live-ware (personel kantor), dan software (program dari suatu kantor atau program kerja ketatausahaan). Sehingga kantor disebut lengkap jika terdapat:

§  Administrasi fisik, berupa manajemen pergedungan dan ruangan.

§  Administrasi personalia, yang mengelola seluruh personel kantor.

§  Administrasi ketatausahaan, yang berupa pencatatan dan penyusunan informasi yang memiliki nilai atau kegunaan untuk disimpan.

a.         Jenis fungsi manajemen perkantoran pendidikan

1)   Fungsi rutin

Membutuhkan pemikiran mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2)   Fungsi teknis

Membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadahi, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Biasanya dilakukan oleh staf administras teknologi informasi.

3)   Fungsi analisis

Membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan. Biasanya dilakukan oleh asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh pimpinannya.

4)   Fungsi interpersonal

Membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer.

5)   Fungsi manajerial

Membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Biasanya dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

b.        Prinsip-prinsip manajemen perkantoran pendidikan

1)   Perencanaan kerja

Pekerjaan harus direncanakan dengan sebaik mungkin dengan menjawab enam dasar pertanyaan dasar yaitu 5W+1H. Sebab tanpa adanya rencana yang baik, tidak akan mencapai hasil sebagaimana yang diharapkan.

2)   Pengorganisasian kerja

Pelaksanaan pekerjaan harus ditata serta terorganisasi dengan baik. Artinya pembagian tugas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan harus tersusun rapi, arus pekerjaan dispesifikasi dengan jelas, sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat teridentifikasi serta terjamin penyelesaiannya dengan cara paling produktif.

3)   Kepemimpinan kerja

Memimpin (leading) adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Oleh karena itu, seorang manajer harus memotivasi bawahannya agar mau melaksanakan tugasnya dengan baik.

4)   Pengendalian kerja

Pengawasan pekerjaan yang efektif dapat dijamin dilakukan dengan baik jika pengendalian internal dalam diri pelaksana pekerjaan tumbuh dan berkembang dengan baik. Karena pengendalian eksternal yang berlebihan hanya akan menguras energi, waktu, dan emosi yang tinggi. Sehingga prinsip ini menjadi sangat penting dalam kaitannya dengan proses manajemen.

5)   Komunikasi efektif

Seluruh prinsip yang diuraikan sebelummnya akan sangat terkendala tanpa adanya komunikasi yang baik. Pimpinan harus dapat membangun suasana kantor yang kondusif bagi berlangsungnya komunikasi yang terbuka, jujur, produktif, serta santun (beretika). Artinya komunikasi di kantor sebaiknya tidak perlu formal dan birokratis sehingga menghambat inovasi. Namun, tidak perlu terlalu formal yang menyebabkan tidak jelasnya informasi dengan gosip.

6)   Tatanan kantor

Tatanan fisik kantor harus dapat menjamin bahwa pelaksanaan urusan kantor berlangsung secara produktif. Tata ruang kantor harus direncanakan secara keilmuan untuk menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran untuk menggapai bahan-bahan pekerjaan. Pendayagunaan seluruh sarana/peralatan kantor harus memperhatikan prinsip efektif-efisien.

7)        Peningkatan mutu layanan

Sistem dan produser kantor harus terus diupayakan agar lebih efektif dan efisien. Selain itu standart kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Sehingga pimpinan kantor harus terus mengupayakan peningkatan mutu pelayanan dengan melakukan berbagai upaya agar dapat mengidentifikasi cara paling mutakhir dalam menjamin pencapaian hasil yang maksimal. Karena pada hakekatnya inti pekerjaan kantor bersifat memberikan layanan jasa (service).

A.      Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas yang meliputi ketatausahaan, komunikasi dan etika perkantoran, tata persuratan dan pengarsipan, serta tata ruang kantor.

1.        Komunikasi dan Etika Perkantoran

a.    Komunikasi efektif

Istilah komunikasi merupakan menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pendapat Bovee yang mendefinisikan komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan, serta dikatakan efektif jika pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Proses komunikasi memiliki lima macam unsur atau komponen dasar yaitu pengirim pesan (komunikator), pesan, saluran atau media, penerima pesan (komunikan), dan balikan (feed back). Maka dari itu dapat diartikan bahwa komunikasi kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, baik secara lisan maupun tulisan.

Kantor sekolah merupakan pusat pengolahan informasi, tempat para guru dan staf berkumpul membicarakan serta membahas segala sesuatu yang berguna demi kepentingan dan keberhasilan sekolah. Maka dari itu, komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

§  Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi

Yaitu antara administrator atau manajer dengan bawahannya, dimana pelaksanaan komunikasi mengandung unsur perintah.

§  Hubungan tata usaha

Terjadi atau berlangsung antar satuan organisasi yang tidak mengandung unsure perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan perkantoran.

Pentingnya komunikasi efektif dalam kantor sekolah, antara lain:

a)    Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antar komponen pendidikan didalam sekolah tersebut.

b)   Menimbulkan  rasa saling pengertian dan saling menghargai antar pegawai dalam melaksanakan tugas masing-masing.

c)    Meningkatkan pengendalian operasional kerja yang efisien.

d)   Meningkatkan gairah, moral, disiplin dan tanggungjawab kerja para pegawai.

e)    Meningkatkan kerjasama dan semangat korp.

b.    Etika Perkantoran

Istilah etika berasal dari bahasa Yunani ethichos yang berarti norma, aturan, kaidah dan nilai tingkah laku manusia yang baik. Sedangkan dari bahasa Perancis etiquette yang berarti kartu undangan raja yang memuat tata tertib para tamu raja. Jadi etika menekankan pada prinsip tentang tindakan moral yang benar, dan etiket menitikberatkan pada tata cara pergaulan antar manusia.

Etika dan etiket bersifat saling melengkapi, karena etika menunjukkan seluruh kesadaran sikap manusia (baik jasmani maupun rohani) terhadap baik dan buruk, yaitu perilaku manusia berhubungan dengan nilai baik dan buruk. Sedangkan etiket yaitu aturan sopan santun dalam pergaulan. Kode etik adalah etika yang berlaku untuk lingkungan profesi tertentu sebagai pedoman dalam berperilaku bagi anggotanya. Terdapat beberapa pedoman dasar dalam etika perkantoran (IMPACT), yakni:

Integrity          : berintegrasi, bertindak jujur dan benar.

Manners          : cara atau bersikap tidak egois, tidak kasar dan disiplin.

Personality      : memiliki kepribadian nilai, sikap dan pendapat sendiri.

Appearance     : berpenampilan sopan dan rapi sebaik mungkin.

Consideration  : mempertimbangkan, memahami sudut pandang orang lain.

Tact                 : bijaksana yaitu berpikir sebelum bicara.

2.        Tata Persuratan

Kepala sekolah dalam melaksanakan tugas manajemen sekolah tidak hanya bertanggung jawab atas kelancaran tugas-tugas akademik saja, namun bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas-tugas administrasi sekolah. Salah satu tugas dari administratif yaitu mengelola persuratan sekolah (korespondensi) dengan tata cara penanganan surat.

a.     Konsep dasar surat

Surat merupakan bagian dari warkat. Warkat merupakan catatan tertulis, tergambar dan terekam yang berisi keterangan tentang suatu hal yang dibuat untuk membantu ingatan. Surat merupakan alat atau media komunikasi untuk menyampaikan data atau informasi berupa keterangan, berita, penjelasan secara tertulis dari seseorang maupun lembaga yang ditujukan pada orang atau lembaga lain, baik dalam bentuk kertas maupun alat elektronik (Zulkarnain dan Sumarsono, 2011: 81). Berdasarkan pengertian tersebut, penulis simpulkan bahwa pengertian surat adalah alat komunikasi secara tertulis baik berupa kertas maupun alat elektronik (e-mail) yang berisi informasi atau keterangan untuk menyampaikan suatu pesan atau maksud kepada orang atau lembaga lain.

Kegiatan surat menyurat sering disebut dengan korespondensi, yang berarti semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat mulai dari kegiatan membuat, mengagenda, menerima, mendistribusikan sampai mengarsip surat-surat. Tujuan dari korespondensi ialah menghasilkan komunikasi yang efektif yaitu pesan dalam surat dapat dipahami secara sama serta mendorong penerima surat untuk bertindak sesuai isi atau harapan dari pengirim surat. Berikut beberapa fungsi surat, yaitu:

a)        Surat berfungsi sebagai wakil atau duta dari pengirim surat

b)        Surat berfungsi sebagai alat bukti autentik tertulis dalam berbagai kegiatan atau perjanjian

c)        Surat berfungsi sebagai dasar bagi suatu tindakan atau pedoman dalam melaksanakan kegiatan

d)       Surat sebagai bukti historis

e)        Surat berfungsi sebagai alat pengingat

b.    Asas tata persuratan

Surat dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. Agar sebuah surat dapat memenuhi syarat sebagai surat dinas, maka harus disampaikan dengan memperhatikan beberapa asas tata persuratan dibawah ini, antara lain:

1)        Asas keamanan

Isi surat dinas tidak boleh dibaca orang lain yang tidak berhak. Hal ini disebut juga dengan surat rahasia.

2)        Asas kecepatan dan ketepatan

Pembuatan surat dan jawaban atas suatu surat harus dilaksanakan secepat mungkin untuk menunjang kelancaran tugas organisasi.

3)        Asas pertanggungjawaban

Tata surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4)        Asas keterkaitan

Tata persuratan suatu lembaga berkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya. Semua kegiatan tata persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata laksana kearsipan.

5)        Asas pembakuan

Ketentuan mengenai tata persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaannya.

6)        Asas efektif dan efisien

Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

c.    Kriteria surat yang efektif dan efisien

a)         Surat ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai aturan penyusunan surat.

b)        Surat disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang.

c)         Surat disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki penulis.

d)        Surat mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Artinya pernyataan yang digunakan sopan, simpatik, serta tidak menyinggung perasaan penerima surat.

e)         Surat harus bersih dan rapi. Artinya surat harus diketik di kertas yang bersih dan di ketik dengan rapi.

d.    Jenis surat dinas

Jenis surat dibedakan menurut isi, sifat, derajat, jumlah penerima, dan cara pengiriman surat.

1)        Isi surat

a)      Nota dinas, dibuat oleh atasan kepada bawahan yang berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

b)      Memo, ialah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Isinya pendek berupa perintah.

c)      Surat pengantar, ditujukan kepada seseorang atau pejabat, yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen dan lain-lain.

d)     Surat edaran, berisi penjelasan atau petunjuk tentang tata cara pelaksanaan suatu perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.

e)      Surat undangan, berisi pemberitahuan kepada seseorang atau lembaga untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

f)       Surat tugas, berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

g)      Surat kuasa, berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

h)      Surat pengumuman, berisi pemberitahuan atau informasi mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

i)        Surat pernyataan, ialah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

j)        Surat keterangan, berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

k)      Berita acara, ialah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian tersebut.

l)        Surat izin, berisi tentang izin dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

m)    Surat rekomendasi, ialah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas rekomendasi tersebut.

n)      Surat keputusan, ialah surat yang berisi suatu kebijakan atau ketetapan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

o)      Surat perjanjian, digunakan untuk mengadakan persepakatan antara kedua belah pihak berkaitan dengan satu urusan.

p)      Surat pemberitahuan, surat berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang mengemukakan sesuatu kepada orang lain agar orang itu mengetahuinya.

q)      Surat peringatan, berisi teguran kepada si penerima surat karena yang bersangkutan melakukan suatu tindakan kesalahan atau pelanggaran.

r)       Kartu pos, ialah surat berupa kartu (dari kertas karton berukuran 15x10 cm) digunakan untuk mengirim berita singkat dan tidak bersifat rahasia.

s)       Warkat pos, merupakan surat terbuka yang tidak beramplop. Wujudnya berupa lipatan-lipatan kertas surat.

2)        Sifat surat

a)      Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

b)      Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c)      Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d)     Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

3)        Derajat surat

a)      Kilat atau sangat segera, surat yang isinya segera diketahui si penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. Batas waktu penyampaian surat maksimal 1x24 jam.

b)      Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. Batas waktu penyampaian surat maksimal 2x24 jam.

c)      Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera. Batas waktu penyampaian surat maksimal 5 hari.

4)        Jumlah penerima surat

a)      Surat biasa adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada seseorang atau instansi tertentu.

b)      Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau kepada beberapa instansi.

c)      Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang alamat atau identitasnya tidak disertakan secara langsung atau rinci.

5)        Cara pengiriman surat

a)      Surat pos adalah surat yang dikirim melalui jasa pos atau jasa pengiriman surat lainnya. Jenis surat ini dibedakan lagi menjadi surat biasa, surat kilat, surat express, dan super express.

b)      Surat faksimile adalah surat yang dikirim melalui surat faksimile, biasanya menggunakan jasa telekomunikasi. Surat faksimile yang diterima hendaknya sesegera mungkin untuk digandakan atau di copy karena dalam waktu yang relatif singkat tulisan yang ada di surat faksimile tersebut akan kabur.

c)      Surat elektronik atau lebih dikenal dengan E-mail adalah surat yang dikirim melalui jasa penyedia internet.

e.     Bentuk surat dinas

1)        Bentuk lurus penuh

Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama. Pemenggalan alinea dengan pemisahan spasi atau berjarak 1 baris.

2)        Bentuk lurus

Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri. Kecuali tanggal surat dengan salam penutup dan nama pengirim surat yang diketik di sebelah kanan. Pengetikan alinea sama seperti bentuk lurus penuh.

3)        Bentuk setengah lurus

Semua bagian surat kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap alinea baru dalam isi suratd diketik sesudah 5 ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan yang lain tidak berjarak.

4)        Bentuk resmi Indonesia lama

Semua bagian surat kecuali alamat, diketik sama seperti bentuk setengah lurus. Alamat surat diketik di sebelah kanan dibawah tanggal, yang ujungnya sejajar dengan tanggal, salam penutup, dan pengirim surat. Hal ini membuat penulisan alamat surat menjadi tidak efektif karena jika alamat surat berupa nama yang panjang, maka ruang untuk penulisannya tidak akan mamadai.

5)        Bentuk resmi Indonesia baru

Untuk mengatasi masalah bentuk surat resmi Indonesia lama, maka dirumuskanlah bentuk resmi Indonesia baru. Bentuk surat ini merupakan adopsi dari bentuk surat setengah lurus. Penempatan alamat surat pada bagian kiri membuat penulis lebih leluasa dalam menulis alamat surat, sehingga tidak terjadi pemenggalan alamat surat.

6)        Bentuk lekuk

Semua bagian surat kecuali alamat, diketik sama seperti bentuk resmi Indonesia baru. Namun pengetikan alamat harus:

§  Baris pertama (nama orang) diketik mulai dari margin kiri

§  Baris kedua (nama jabatan) diketik sesudah 5 ketukan dari margin kiri

§  Baris ketiga (alamat/jalan) sesudah 5 ketukan dari garis nama

7)        Bentuk alinea menggantung

Bentuk ini dengan alenia menggantung bertujuan untuk mempertegas kata atau pernyataan dalam baris pertama. Bentuk ini lazim digunakan pada jenis surat keputusan.

3.        Pengarsipan

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan kantor.  Maka dari itu diperlukan adanya pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan keefektifan, efisiensi, dan produktivitas bagi kantor. Inilah yang disebut manajemen kearsipan. Orang yang bertugas dalam pengarsipan disebut arsiparis.

Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi arsip dinamis sebagai record dan arsip statis sebagai archieves. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi, namun dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis tidak lagi berada di lembaga tersebut, melainkan berada di Arsip Nasional.

a.    Jenis asas penyimpanan arsip

1)   Asas sentralisasi

Adalah penyelenggaraan dan penyimpanan arsip dalam satu lokasi di suatu kantor. Pada asas ini, semua arsip disimpan di pusat penyimpanan.

2)   Asas desentralisasi

Adalah penyelenggaraan dan penyimpanan arsip dengan tidak dipusatkan pada induk tata usaha tetapi di unit kerjanya masing-masing.

3)   Asas kombinasi

Pada asas ini, masing-masing bagian menyimpan dokumen atau arsip sendiri di bawah pengawasan sistem terpusat. Arsip yang disimpan di masing-masing bagian lazimnya adalah arsip yang menyangkut bidang kerja pada bagiannya. Misalnya arsip tentang kesiswaan maka diarsip oleh wakil kepala sekolah bidang kesiswaan.

b.    Macam sistem penyimpanan arsip

1)   Sistem tanggal/kronologis

Arsip yang disusun berdasarkan sistem tanggal diterimanya surat masuk dan dikirimkannya surat keluar. Tanggal yang paling akhir diterima ditaruh di depan dan selanjutnya petugas mengelompokkan surat berdasarkan bulan-bulan dalam setiap tahun.

2)   Sistem nomor

Sistem ini disebut juga sistem filling tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor yang diperlukan, juru arsip harus lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah, seperti pada sistem subyek, baru kemudian diberi nomor di belakangnya.

Misalnya:

Kepegawaian          :13

Cuti                         : 13.1

Kenaikan Pangkat  : 13.2

Kenaikan gaji          : 13.3, dan seterusnya

Selanjutnyan daftar masalah dan pemberian nomor disebut kartu indeks.

3)   Sistem abjad/alphabetis

Arsip disusun dengan abjad nama-nama orang atau kantor yang tertera dalam setiap warkat. Kemudian nama-nama tersebut dibagi menjadi 4 golongan, yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi atau kantor pemerintah, dan nama organisasi sosial.

4)   Sistem masalah/subjek

Arsip disusun dengan sistem pokok permasalahan yang tertera dalam surat tersebut. Untuk melaksanakan sistem ini, juru arsip harus mencari dulu permasalahan yang pokok dari surat, kemudian masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, lalu sub masalah, dan sub-sub masalah. Adapun langkah-langkahnya megarsip sistem subyek yaitu:

1.         Memeriksa

2.         Mengindeks

3.         Mengkode

4.         Menyortir

5.         Menempatkan

Misalnya: Subyek               : kepegawaian

Sub-subyek        : cuti; kenaikan pangkat

5)   Sistem wilayah/geografis

Arsip yang disusun berdasarkan wilayah atau daerah dari mana surat itu berasal. Untuk pokok permasalahan misalnya mengambil wilayah propinsi kemudian sub masalah mengambil nama kota dalam propinsi tersebut. Selanjutnya baru nama orang atau lembaga yang mengirim surat tersebut. Disini dipadukan dengan sistem abjad untuk mengatur urutan nama pengirim surat, tetapi pengelompokkan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

4.        Tata Ruang Kantor

Penggunaan ruang kantor merupakan segi penting dalam mendukung kerja seorang pegawai. Maka menata ruang, termasuk prosedur dan segenap sarana dan prasarana, bagi sebuah kantor sudah merupakan kebutuhan perkantoran modern. Adapun tata ruang kantor yang baik dapat dilihat dari pola pengaturan lingkungan kerja yaitu lingkungan fisik kantor yang meliputi: pengaturan letak perabot kantor, kualitas perlengkapan dan mesin-mesin kantor, kualitas penggunaan asas tata ruang kantor, serta kualitas faktor yang mendukung tata ruang kantor (seperti cahaya penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan kebersihan lingkungan kantor).

Pengertian tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja pada ruangan yang tersedia, yang dapat memberikan kenyamanan dan kepuasan kerja bagi para pegawai. Hal ini juga dipertegas oleh Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 132) menyatakan bahwa “tata ruang kantor adalah penyusunan perabot kantor dan perlengkapan kantor pada letak yang tepat sehinggga dapat memberikan kepuasan kerja bagi para pegawai”.

a.       Asas-asas tata ruang kantor

1)      Asas jarak terpendek

Proses tata ruang kantor yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus, dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegwai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainnya.

2)      Asas rangkaian kerja

Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegwai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus bergerak maju dan bukan bergerak mundur.

3)      Asas penggunaan segenap ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.

4)      Asas perubahan susunan tempat kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel.

b.      Jenis tata ruang kantor

Sebuah kantor dengan kantor lain memiliki cara penyusunan ruang kantor yang berbeda. Perbedaan ini didasarkan atas pertimbangan tentang kebutuhan ruang, perabot yang ada, sistem pengawasan, jenis pekerjaan yang dilakukan, dan jumlah personel yang ada. Berikut jenis tata ruang kantor, antara lain:

1)      Tertutup

Pada tata ruang kantor tertutup, setiap satuan tugas menempati ruangan tersendiri dan terpisah dari satuan tugas yang lainnya. Ruang bekerja terbagi-bagi dalam beberapa kamar yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat dari kayu, dan dihadapkan  ke arah satu lorong utama.

Gambar 4.1 Tata ruang tertutup

2)      Terbuka

Tata ruang kantor terbuka merupakan suatu ruangan besar dan luas yang didalamnya terdapat beberapa seksi/bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat. Sehingga semua kegiatan dilaksanakan serta diproses dalam satu ruangan besar terbuka yang tidak ada pemisah.

 

Gambar 4.2 tata ruang terbuka

3)      Panoramik

Perkantoran panoramik merupakan gabungan perkembangan modern dari desain ruangan dengan teknik terbaru untuk menghasilkan sebuah kantor yang memberikan lingkungan kerja menyenangkan dan hemat dalam penggunaan ruangannya.

            Gambar 4.3 tata ruang panoramik

B.       Organisasi Perkantoran Pendidikan

Secara umum administrasi/manajemen pendidikan memusatkan perhatian kepada organisasinya, baik dalam jenjang pendidikan dasar, menengah maupun pendidikan tinggi. Organisasi memberi fungsi dalam bentuk kegiatan dan pekerjaan yang harus dilakukan, sedangkan manajemen mewujudkan tujuan yang telah direncanakan. Kantor sekolah merupakan bagian organisasi pendidikan yang melaksanakan kegiatan serta merupakan tempat bergabung dan berkumpulnya sumber daya manusia dalam satuan kerja masing-masing untuk bekerjasama dalam mencapai tujuan pendidikan.

Organisasi tidak hanya sekedar sebagai wadah saja, tetapi juga sebagai sistem kerjasama, sistem tata hubungan kerja dan sebagai proses pembagian tugas. Maka dari itu dapat dikatakan organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

Terdapat tiga bentuk struktur organisasi didalam lingkup pendidikan, antara lain:

1.      Lini atau garis

Struktur organisasi yang paling tua dan sederhana sehingga dipergunakan oleh organisasi yang kecil. Kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke tingkat menengah lalu sampai ke bawah. Sehingga bawahan hanya mengenal satu peimpinan sebagai sumber kekuasaan. Bawahan bertanggungjawab atas kinerja tugas yang diberikan oleh supervisor.

 

                        Gambar C.1 Bentuk Organisasi Lini

2.      Garis dan staf

Hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Karakteristik wewenang langsung dan aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama organisasi dari struktur garis masih ada. Namun yang menjadi perbedaan utama, aktivits garis berperan langsung dalam pengambilan keputusan, sedangkan aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan.

Gambar C.2 Bentuk Organisasi garis dan staf

3.      Fungsional

Struktur ini disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi sesuai dengan kepentingan organisasi. Tiap-tiap fungsi saling berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling bergantung. Sehingga wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada unit atau satuan-satuan organisasi di bawahnya, dan pimpinan dari tiap satuan organisasi berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada di bawahnya sepanjang menyangkut bidang tugasnya masing-masing.

Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan, dan bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah. Tugas pimpinan menjadi lebih ringan karena adanya pembagian fungsi yang dipegang oleh orang-orang ahli di bidangnya.

 

           

Gambar C.3 Bentuk Organisasi Fungsional

C.      Kegiatan Manajemen Perkantoran Pendidikan

Dalam melaksanakan tugas manajemen sekolah, kepala sekolah tidak hanya bertanggung jawab terhadap kelancaran tugas akademik saja, tetapi juga masalah administratif yang berhubungan dengan substansi manajemen sekolah atau pendidikan. Masalah-masalah yang berkaitan dengan manajemen kantor sekolah merupakan faktor yang ikut menentukan keberhasilan sekolah, oleh karena itu perlu penanganan yang professional.

Manajemen perkantoran merupakan suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistemik, berkesinambungan dadn mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor disebut juga dengan clerical work atau office work. Kegiatan kantor sekolah pada umumnya adalah proses menangani informasi yang masuk ke sekolah, yaitu mulai menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai dengan menyalurkan atau mendistribusikan.

1.        Hakekat Pekerjaan Kantor Sekolah

a.       Mengumpulkan keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi siap dipergunakan bilamana diperlukan.

b.      Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan yang sesuai dengan perkembangan teknologi modern, sehingga wujudnya siap pakai.

c.       Mengolah keterangan

Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Mengadakan keterangan

Yaitu kegiatan menggandakan atau memperbanyak dengan berbagai cara dan alat tertentu sebanyak jumlah yang diperlukan.

e.       Mengirim keterangan

Yaitu kegiatan menyalurkan (mengirimkan) suatu  keterangan kepada orang atau lembaga lain, dengan maksud memberikan keterangan tertentu.

f.       Menyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

2.        Kegiatan Kantor Sekolah

a.         Penanganan surat

Adalah kegiatan yang dimulai dari pencatatan surat masuk maupun surat keluar sampai dengan pengiriman atau penyimpanan (pengarsipan). Penanganan surat ini merupakan kegiatan awal dari proses penanganan informasi, oleh karena itu perlu ditempatkan tenaga yang terampil, menggunakan metode yang baku, dan ditunjang fasilitas yang memadahi.

b.         Penyimpanan surat

Adalah kegiatan yang dimulai dari pemberian kode sampai dengan penyimpanan dan menemukan kembali apabila surat itu diperlukan, dengan menggunakan sistem tertentu. Mengarsipkan surat ini dapat dikatakan sebagai pusat ingatan organisasi atau lembaga atau sekolah. Oleh karena itu memerlukan sistem tertentu, petugas yang terampil, tekun, berdedikasi tinggi, serta memerlukan fasilitas yang memadahi.

c.         Penerimaan tamu

Biasanya disebut juga dengan “reception” adalah bagaimana cara seseorang melayani tamu kantor atau sekolah dengan sopan, ramah, dan dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh tamu dengan baik, sehingga sewaktu-waktu meninggalkan sekolah mempunyai kesan yang positif. Maka dari itu diperlukan petugas yang terlatif, cakap berkomunikasi, mengetahui seluk beluk sekolah, sopan dan disiplin tinggi.

d.        Pelayanan telpon

Telepon merupakan alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi sekolah, sehingga memerlukan orang yang ramah, sopan dan dapat menyampaikan informasi sekolah kepada si penelpon, karenanya menjadi tugas wakil sekolah tersebut.

e.         Membuat laporan

Laporan adalah tugas yang penting, karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar mudah dimengerti pembaca maka perlu penyusunan yang terampil dan metode penyusunan laporan yang efektif.

f.          Surat-menyurat

Pada umumnya disebut dengan korespondensi yaitu kegiatan mulai dari menyusun konsep surat sampai dengan surat siap untuk dikirim. Proses kegiatan ini meliputi pendektean, pelatian, pengetikan, pengoreksian,dan penandatanganan surat. Korespondensi terdiri dari korespondensi intern dan korespondensi ektern.

g.         Penggandaan

Adalah kegiatan menggandakan, memperbanyak, atau mereproduksi suatu dokumen sekolah.

h.         Penghitungan

Kegiatan penghitungan biasanya berhubungan dengan manajemen keuangan. Kegiatan ini merupakan penunjang yang dapat membantu kelancaran kegiatan-kegiatan lainnya.

3.        Penataan ruang kantor sekolah

Tata ruang kantor sekolah didefinisikan sebagai aktivitas penyusunan semua perabot, peralatan, dan bahan pada luas lantai kantor. Tujuannya untuk menjadikan kantor sekolah yang siap pakai bagi kepala sekolah dan pegawai tata usaha sekolah. Perencanaan tata ruang kantor sekolah dilakukan secara integratif, artinya didalam proses perencanaan ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan, antara lain pekerjaan ketatausahaan sekolah yang harus dilakukan, proses kerja yang harus digunakan, perlengkapan yang digunakan, ruang-ruang yang telah dipersiapkan, dan para personel sekolah yang akan dilayani.

Dalam hubungannya dengan perencanaan tata ruang kantor sekolah ada beberapa prinsip tata ruang yang harus diperhatikan, yaitu:

a.       Suatu tata ruang kantor yang baik adalah  tata ruang yang memungkinkan semua personel tata usaha dapat menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam setiap menyelesaikan pekerjaan ketatausahaannya.

b.      Bagian-bagian kantor sekolah yang memiliki tugas atau fungsi yang sama dan saling berkaitan hendaknya ditempatkan secara berdekatan.

c.       Tata ruang yang ideal adalah tata ruang yang menempatkan para personel dan alat-alatnya berdasarkan alur proses kerjanya.

d.      Kantor yang baik adalah kantor yang memiliki cukup ventilasi. Oleh karena itu, meja dan perabot lainnya harus diatur sedemikian rupa, sehingga setiap bagian kantor sekolah mendapatkan cahaya dan pertukaran udara yang cukup.

e.       Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memanfaatkan ruang semaksimal mungkin. Karena itu, suatu tata ruang yang baik adalah tata ruang yang menggunakan seluruh ruang yang ada, baik ruang lantai atau dindingnya.

f.       Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang mudah dapat disusun kembali bila diperlukan.

g.      Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras dan mengganggu pekerjaan lainnya.

D.      Jenis Perlengkapan Manajemen Perkantoran

1.      Perabot kantor

Merupakan perlengkapan kantor yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor. Perabot kantor merupakan perlengkapan kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam waktu jangka panjang. Jenis perabot kantor di sekolah yaitu meja, kursi, filling cabinet, laci-laci kartu, rak filling, dan lain-lain.

 

Gambar 1 Meja dan Kursi Kepala Sekolah

 

Gambar 2 Meja dan Kursi untuk Rapat para Guru

 

Gambar 3 Lemari Laci Arsip untuk Menyimpan Dokumen Sekolah

Gambar 4 Laci-Laci Kartu untuk Tugas Pengarsipan

 

Gambar 5 Filling Cabinet untuk Penyimpanan Raport Siswa

2.      Mesin kantor

Merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan efektif. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data atau keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha di sekolah. Berikut penggolongan jenis mesin-mesin kantor, yaitu:

a.       Mesin untuk menghemat fisik, tenaga dan pikiran manusia sebagai labour saving machine. Seperti komputer, kalkulator, mesin penjilid dan lain-lain.

b.      Mesin untuk menghemat pengeluaran uang disebut sebagai money saving machine. Seperti mesin foto kopi, printer, stensil, dan lain-lain.

c.       Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut sebagai time saving machine. Seperti komputer, mesin ketik, facsimile, mesin foto kopi dan lain-lain.

3.      Perbekalan kantor

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas, tinta pensil, pulpen, boardmarker, ATK, dan lain-lain.

4.      Hiasan atau interior kantor

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

E.       Peran dan Tujuan Manajemen Perkantoran Pendidikan

1.      Peran manajemen perkantoran pendidikan

a.    Menunjang penyelenggaraan tugas pokok orang dan tugas-tugas penunjang lainnya

b.    Menunjang tugas pimpinan dalam menyelenggarakan fungsi-fungsinya

c.    Peran utama menyediakan bahan keterangan (data/informasi) yang diperlukan untuk penyelenggaraan setiap fungsi

2.      Tujuan manajemen perkantoran pendidikan

a.    Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi pegawai atau orang lain yang memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

b.    Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat, dan biaya yang sesuai .

c.    Membantu organisasi atau lembaga memelihara serta memenuhi kebutuhannya.

d.   Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para pegawai atau orang lain.

e.    Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

F.       Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran mengalami pergeseran dari manajemen perkantoran tradisional menjadi manajemen perkantoran modern. Hal ini ditandai dengan adanya perbedaan pelaksanaan manajemen yang dilakukan.

§  Manajemen perkantoran tradisional    : Manajemen yang dilakukan lebih mengarah kepada pekerjaan yang berhubungan dengan ketatusahaan.

§  Manajemen perkantoran modern        : Pelaksanaan manajemen berhubungan dengan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan.

Pada manajemen perkantoran modern, data atau informasi merupakan sasaran utama. Data merupakan sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Maka dari itu, data terlebih dahulu ada dibandingkan informasi dan tentu saja informasi tidak akan ada sebelum adanya data terlebih dahulu.

Berdasarkan uraian diatas,  maka pengertian manajemen perkantoran modern adalah rangkaian kegiatan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran, dengan data atau informasi menjadi sasaran utama. Maka dari itu, informasi harus berkualitas demi menunjang keberhasilan manajemen perkantoran modern.

1.    Karakteristik kualitas informasi, antara lain:

a.       Informasi harus lengkap

Informasi harus berisi keseluruhan data secara lengkap. Informasi diungkapkan secara complete dan dihindari penggunaan informasi secara parsial. Dengan informasi yang lengkap, akan memudahkan pegawai dalam membuat keputusan.

b.      Informasi harus akurat

Informasi dikatakan bersifat akurat bila mengandung data yang tepat dan teliti. Maksud dari tepat yaitu informasi sesuai dengan data. Sedangkan maksud dari teliti yaitu tidak adanya kesimpangsiuran atau kesalahan tafsir antara data dengan informasi.

c.       Informasi harus tepat waktu

Penyampaian informasi harus tepat waktu, agar memudahkan pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan. Jika informasi tidak disampaikan tepat waktu, maka akan menghambat pimpinan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan selanjutnya, yang mengakibatkan terhambatnya tujuan manajemen perkantoran modern.

d.      Informasi harus relevan

Informasi harus bersifat relevan, yang artinya adanya kesesuaian antara informasi dengan pencapaian tujuan manajemen perkantoran modern, sehingga keputusan yang dibuat pimpinan bersifat bijaksana.

2.    Otomatisasi kantor

Merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Tujuan dari otomatisasi kantor yaitu:

§  Penggabungan dan penerapan teknologi

§  Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

§  Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

3.    Aplikasi pada otomatisasi kantor

a.    Pengolah kata word processing)

b.    Surat elektronik (e-mail)

c.    Pesan suara (voice mail)

d.   Kalender elektronik (electronic calendaring)

e.    Konferensi audio (audio conferencing)

f.     Konferensi video (video conferencing)

g.    Konferensi komputer (computer conferencing)

h.    Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision)

DAFTAR RUJUKAN

Amszah, Z. 1989. Manajemen kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.

Bafadal, Ibrahim. 2008. ManajemenPerlengkapanSekolah: TeoridanAplikasinya. Jakarta: PT BumiAksara.

Imron, A., Burhanuddin, Maisyaroh.,Benty, Dj, N., Bafadal, I., Koesmintardjo, Ulfatin, N.&Soerjani, Wiyono, B.B. 2004. PerspektifManajemenPendidikanBerbasisSekolahdalam Burhanuddin, Imron, A., Maisyaroh (Eds.),Malang: UniversitasNegeri Malang.

Lembaga Administrasi Negara. 1981. Administrasi Perkantorarn. Jilid III. Jakarta: LAN.

Risdans. 2013. Administrasi Perkantoran, (online), (http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertian-administrasi-perkantoran-dan.html), diakses 1 September 2014.

Wursanto, I.G. 1989. 1b. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Kanisius.

Zulkarnain, W. & Sumarsono, B. 2011. Manajemen Perkantoran Pendidikan. Malang: Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang.