PELAKSANAAN
MANAJEMEN LAYANAN KHUSUS
BIDANG
ASRAMA PUTRI UNIVERSITAS NEGERI MALANG
BERDASARKAN
ANALISIS SWOT
LAPORAN
OBSERVASI
UNTUK MEMENUHI TUGAS
MATAKULIAH
Manajemen Layanan
Khusus
Yang dibina oleh Bapak Dr. H. Imron Arifin, M.Pd
Oleh
Noer
Rizki Lailatul Azmi 140131601134
 |
UNIVERSITAS
NEGERI MALANG
FAKULTAS
ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN
ADMINISTRASI PENDIDIKAN
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Substantif manajemen pendidikan yang
berorientasi pada peningkatan mutu layanan pendidikan disebut manajemen layanan
khusus. Manajemen layanan khusus beratensi untuk menunjang kegiatan
pembelajaran peserta didik di sekolah. Layanan tambahan yang diberikan tersebut
didasarkan pada keberagaman kebutuhan peserta didik di sekolah, sehingga
menjadikannya sebagai pusat pemberian layanan khusus kepada peserta didik.
Layanan khusus iniberkaitan dengan kualitas sekolah, yang menjadi tolak ukur
tersendiri dalam penilaian mutu layanan di bidang pendidikan. Dengan demikian,
pengaturan terhadap layanan khusus untuk peserta didik di sekolah menjadi
bagian tugas dan tanggung jawab seorang kepala sekolah. Kepala sekolah dituntut
untuk terampil dan handal dalam pelaksanaan manajemen layanan khusus di sekolahnya.
Hal ini dikarenakan manajemen layanan khusus menjadi andil dalam penciptaan
mutu sekolah yang akan memberikan citra positif bagi sekolah yang bersangkutan.
Salah satu layanan khusus di sekolah yang
bereksistensi dalam keberlangsungan kehidupan peserta didik yaitu layanan
asrama. Hal ini dikarenakan layanan asrama mampu memberikan bantuan dalam
proses pengembangan kepribadian peserta didik melalui proses penghayatan dan
pengembangan nilai budaya.Disamping itu, mengingat tujuan layanan asrama yaitu
menunjang kelancaran studi peserta didik, dan keberhasilan pencapaian tujuan
pendidikan di sekolah, maka terdapat berbagai layanan dalam mendidik,
membimbing, dan membina peserta didik baru. Layanan tersebut berkaitan dengan
program kegiatan asrama, fasilitas asrama, situasi dan kondisi asrama, dan
sikap humanisme yang terjalin di asrama. Namun disamping pemberian layanan
asrama tersebut, tidak dapat dipungkiri bahwa perlunya analisis manajemen
layanan khusus asrama untuk mengetahui perkembangan layanan yang telah
diberikan, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam perbaikan layanan
khusus bidang asrama.
Berdasarkan uraian diatas,maka
penyusun akan memperkuat kajian teoritik dengan melakukan survei ke lapangan
untuk mendapatkan data empiris. Dengan demikian, penyusun tertarik untuk
melakukan observasi tentang “Pelaksanaan
Manajemen Layanan Khusus Bidang Asrama Putri Universitas Negeri Malang Berdasarkan
Analisis SWOT”. Pelaksanaan analisis manajemen layanan khusus bidang asrama
ini dilakukan dengan menggunakan tiga metode yaitu observasi, dokumentasi, dan
wawancara.Sehingga data yang
diperoleh dari lapangan dalam bentuk catatan lapangan/ observasi, transkrip wawancara,
dan dokumentasi kegiatan observasi.
B.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan
uraian latar belakang diatas, berikut beberapa rumusan masalah yaitu:
1.
Bagaimana perencanaan (planning) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang?
2.
Bagaimana
pengorganisasian (organizing) manajemen
asrama putri Universitas Negeri Malang?
3.
Bagaimana pelaksanaan (actuating) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang?
4.
Bagaimana pengawasan (controlling) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang?
5.
Bagaimana manajemen layanan
asrama putri Universitas Negeri Malangberdasarkan analisis SWOT?
6.
Bagaimana alternatif
perbaikan manajemen layanan asrama putri Universitas Negeri Malang berdasarkan
analisis SWOT?
7.
Bagaimana program
kegiatan asrama putri Universitas Negeri Malang?
8.
Bagaimana sarana dan
prasarana asrama putri Universitas Negeri Malang?
9.
Siapa saja mitra
kerjasama asrama putri Universitas Negeri Malang?
C.
Metode
Metode
yang digunakan dalam pelaksanaan penjajakan lapangan yaitu observasi, wawancara
dan dokumentasi. Ketiga metode tersebut digunakan agar
dapat diperoleh data secara alamiah dan komprehensif sesuai dengan subjek observasi
secara utuh.
D.
Ruang
Lingkup Pembahasan
1.
Perencanaan (planning) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang menguraikan tentang perumusan visi dan misi asrama
Universitas Negeri Malang, penetapan tata tertib warga asrama putri Universitas
Negeri Malang, penetapan biaya unit cost
pada setiap warga asrama putri Universitas Negeri Malang, dan penetapan jadwal
kegiatan warga asrama putri Universitas Negeri Malang.
2.
Pengorganisasian (organizing) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang menguraikan tentang macam-macam struktur organisasi
asrama, jumlah personel asrama, dan job
description personel asrama.
3.
Pelaksanaan (actuating) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang menguraikan tentang gaya kepemimpinan Ketua Pengelola
asrama, prosedur pelaksanaan administrasi (tata persuratan) asrama, dan
prosedur penerimaan warga baru asrama putri Universitas Negeri Malang.
4.
Pengawasan (controlling) manajemen asrama putri
Universitas Negeri Malang menguraikan tentang pelaksanaan monitoring kegiatan warga asrama, dan pelaksanaan evaluating program kerja PRTA oleh Tim
Pembina Asrama.
5.
Manajemen layanan
asrama putri Universitas Negeri Malang berdasarkan analisis SWOT menguraikan
tentang analisis manajemen layanan asrama berdasarkanStrength (Kekuatan internal), Weakness
(Kelemahan internal), Opportunities(Peluang
eksternal), dan Threats (Tantangan eksternal).
6.
Alternatif perbaikan
manajemen layanan asrama putri Universitas Negeri Malang berdasarkan analisis
SWOT menguraikan tentang analisis yang didasarkan pada alternatif perbaikan
manajemen yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunities),
akan tetapi secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan tantangan (threats).
7.
Program kegiatan asrama
putri Universitas Negeri Malang meliputi kegiatan harian wajib asrama dan
kegiatan event asrama selama satu
tahun yang merupakan proker Pengurus Rumah Tangga Asrama (PRTA).
8.
Sarana dan prasarana
asrama putri Universitas Negeri Malang menguraikan tentang sarana dan prasarana
yang dimiliki oleh asrama untuk memberikan layanan kepada warga asrama dalam
rangka memenuhi kebutuhan warga asrama untuk menunjang kegiatan belajar warga
asrama.
9.
Mitra kerjasama asrama
putri Universitas Negeri Malangyaitu para donatur yang berasal dari warga Universitas Negeri Malang,
baik mahasiswa, dosen, maupun staff Universitas Negeri Malang.
BAB II
HASIL OBSERVASI
LAPANGAN
Observator :
Noer Rizki Lailatul Azmi
Ruang :
Asrama Putri
Lokasi observasi : Universitas Negeri Malang
A.
Perencanaan
(Planning) Manajemen Asrama Putri
Universitas Negeri Malang
Perencanaan
manajemen asrama merupakan proses menetapkan langkah-langkah pelaksanaan
manajemen asrama secara sistematis untuk mencapai tujuan asrama. Proses
perencanaan ini melibatkan pihak-pihak personel asrama, agar tercipta
keefektifan pelaksanaan manajemen asrama. Perencanaan ini meliputi:
1.
Perumusan visi dan misi
asrama Universitas Negeri Malang oleh Wakil Rektor III
2.
Penetapan tata tertib
asrama putri Universitas Negeri Malang oleh Ketua Pengelola Asrama
3.
Penetapan biaya unit cost pada setiap warga asrama putri
oleh Ketua Pengelola Asrama
Berikut
perincian biaya unit cost warga asrama putri selama 1
tahun:
§
Uang
kegiatan selama 1 tahun :
Rp. 175.000
§
Uang
DPPA tiap semester :
Rp. 700.000
§
Uang
jaminan :
Rp. 250.000
Total biaya unit cost warga asrama : Rp. 1.825.000
4.
Penetapan jadwal
kegiatan warga asrama oleh Tim Pembina Asrama dan Pengurus Rumah Tangga Asrama
(PRTA).
B.
Pengorganisasian
(Organizing) Manajemen Asrama Putri
Universitas Negeri Malang
Pengorganisasian
manajemen asrama merupakan keseluruhan proses pengelompokkan sumber daya asrama
(SDM maupun non SDM), dan sekaligus penempatan dan pembagian tugas kepada pihak
yang terlibat untuk mencapai tujuan asrama. Pengorganisasian ini meliputi
penetapan struktur organisasi asrama, penentuan jumlah personel asrama, dan
pembagian job description personel
asrama. Berikut uraiannya:
1.
Macam-macam struktur
organisasi asrama
Ada
2 macam struktur organisasi asrama, yaitu struktur organisasi Pengelola Asrama,
dan struktur organisasi Pengurus Rumah Tangga Asrama (PRTA).
a.
Struktur Organisasi
Pengelola Asrama
Gambar
1. Bagan Struktur Organisasi Pengelola Asrama
b.
Struktur Organisasi
PRTA
Pembina Asrama
Ketua Umum
Ketua I Ketua
II
Sekretaris Bendahara
Bidang Bidang Bidang Bidang
Spiritual Penalaran Kesejahteraan Sosmas
Warga Asrama
Universitas Negeri Malang
Gambar
2. Bagan Struktur Organisasi PRTA
2.
Jumlah Personel Asrama
a. Wakil Rektor III : 1 orang
b. Ketua Pengelola asrama :
1 orang
c. Pembina asrama putri : 1 orang
d. Petugas administrasi asrama : 1 orang
e. Pengurus PRTA : 18 orang
f. Warga perpanjangan asrama putri : 12 orang
g. Satpam asrama putri : 3 orang
h. Petugas Kebersihan (OB) : 3 orang
i. Warga Asrama Putri : 225 orang
3.
Job
description personel asrama
a. Pembina Asrama
1)
Memberikan
pengarahan dan persetujuan terhadap perencanaan dan pelaksanaan kegiatan yang
disusun PRTA dalam menjalankan fungsi dan tujuan organisasi asrama mahasiswa.
2)
Memberikan
dukungan, pendampingan dan ikut serta dalam kegiatan yang telah disetujui
sebagaimana butir (1) diatas.
3)
Membimbing
warga asrama dalam kehidupan sehari-hari.
4)
Mengevaluasi
pelaksanaan kegiatan asrama.
5)
Membantu
tim pengelola dalam pengawasan terhadap pegawai yang ditugaskan di asrama.
b.
Petugas
Administrasi Asrama
1)
Mengelola
tata persuratan.
2)
Melakukan
pengarsipan.
3)
Melakukan
pencatatan administrasi.
4)
Menjembatani
antara pihak A3 dengan PRTA dalam pelaksanaan program kegiatan asrama.
5)
Melakukan
inventaris sarana dan prasarana asrama.
c.
Pengurus
Rumah Tangga Asrama (PRTA)
PRTA yaitu organisasi pengurus rumah tangga asrama
yang menaungi aspirasi dan berbagai kegiatan warga asrama selama masa satu
periode kepengurusan. Berikut
job description PRTA, yaitu:
1)
Menyusun
rencana kegiatan tahunan selama satu periode kepengurusan dengan merujuk pada
tujuan dan fungsi pokok asrama. Rencana kegiatan perlu mendapatkan persetujuan
Pembina.
2)
Melaksanakan
program kegiatan sesuai dengan rencana kegiatan tahunan.
3)
Melaksanakan
program pembinaan yang ditetapkan Tim Pengelola.
4)
Menyerahkan
laporan kegiatan pada akhir periode kepengurusan kepada Tim Pengelola.
d.
Petugas
Security
1)
Menjaga
keamanan dan ketenteraman lingkungan asrama
2)
Menjaga
keamanan warga asrama
3)
Memberikan
pelayanan kepada tamu asrama
4)
Membantu
pelaksanaan kegiatan asrama
e.
Petugas
Kebersihan
1)
Bertugas
membersihkan lingkungan asrama (menyapu dan mengepel ruangan asrama).
2)
Merawat
dan menata taman asrama.
3)
Bertugas
membersihkan sampah asrama.
4)
Mengecek
kondisi sarana dan prasarana asrama
C.
Pelaksanaan
(Actuating) Manajemen Asrama Putri
Universitas Negeri Malang
Pelaksanaanmanajemen
asrama merupakan proses menggerakkan personel asrama agar mau bekerjasama demi
tercapainya tujuan asrama secara efektif dan efisien.Actuatingmanajemen asrama melibatkan berbagai pihak dengan
pelaksanaan job description yang
telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan manajemen ini meliputi:
1.
Penerapan gaya kepemimpinan
Ketua Pengelola asrama Universitas Negeri Malang
Ketua
Pengelola asrama menerapkan gaya kepemimpinan otokratis, dikarenakan semua
kebijakan ditetapkan olehnya dan pelaksanaan selanjutnya ditugaskan kepada
bawahannya. Sehingga Ketua Pengelola asrama mengesampingkan partisipasi
bawahannya dalam setiap kebijakan yang ditempuhnya. Kebijakan tersebut seperti
pengambilan keputusan terkait pelaksanaan manajemen asrama, penetapan biaya unit cost pada warga asrama, dan penetapan
pengadaan sarana dan prasarana asrama. Dari hasil wawancara menunjukkan bahwa Ketua
Pengelola asrama lebih tertarik menerapkan gaya kepemimpinan otokratis untuk
pencapaian tujuan asrama secara efektif dan efisien.
2.
Prosedur pelaksanaan administrasi (tata persuratan)
asrama Universitas Negeri Malang
Gambar
3. Prosedur Pelaksanaan Administrasi (Tata Persuratan) Asrama
Berikut
uraian prosedur tata persuratan untuk pelaksanaan kegiatan asrama:
1)
Pengajuan surat
pelaksanaan kegiatan asrama oleh sekretaris PRTA kepada Pembina asrama.
2)
Penandatanganan surat
pelaksanaan kegiatan asrama oleh Pembina asrama.
3)
Surat diteruskan ke
petugas Admin untuk dikirim ke Kasubag Kesma.
4)
Petugas Admin mengirim
surat ke Kasubag Kesma.
5)
Surat telah mendapatkan
ACC dari pihak Kasubag Kesma dan dapat diteruskan ke Kabag Kesma.
6)
Persetujuan pelaksanaan
kegiatan dan penandatangan surat oleh Kabag Kesma.
7)
Pemberitahuan
pelaksanaan kegiatan kepada Ketua Pengelola asrama.
3.
Prosedur penerimaan
warga baru asrama putri Universitas Negeri Malang
Gedung asrama yang tidak terlalu besar dan luas menjadikan
penerimaan warga baru asrama terbatas. Untuk mendapatkan warga asrama yang
berkualitas, dilakukan penyeleksian terhadap calon warga asrama. Berikut
prosedur penerimaan warga baru asrama:
Gambar 4. Prosedur
Penerimaan Warga Baru Asrama
Berikut
uraian prosedur penerimaan warga baru asrama putri Universitas Negeri Malang:
1)
Pelaksanaan pendaftaran
warga baru asrama dengan melakukan pengisian formulir pendaftaran.
2)
Pendaftar melakukan
pelaksanaan seleksi administratif, meliputi pengoreksian kelengkapan berkas
yang telah menjadi persyaratan pendaftaran dan pembayaran biaya administratif.
3)
Setelah pendaftar lolos
dalam tahap penyeleksian administratif, langkah selanjutnya yaitu pelaksanaan
tes wawancara. Tes wawancara bertujuan untuk menggali data tentang diri
pendaftar, mengetahui alasan pendaftar memilih asrama, dan mengetahui komitmen
mereka terhadap asrama.
4)
Setelah berbagai
seleksi dilaksanakan, tahap selanjutnya yaitu pengumuman penerimaan warga
asrama melalui via online.
5)
Jika pendaftar
dinyatakan lolos, maka pendaftar wajib melakukan registrasi pembayaran asrama.
6)
Kemudian calon warga
asrama wajib mengikuti pelaksanaan Orientasi Warga Baru Asrama (OWB), sehingga
dapat dinyatakan sebagai warga asrama.
D.
Pengawasan
(Controlling) Manajemen Asrama Putri
Universitas Negeri Malang
Pengawasan
manajemen asrama merupakan proses pengamatan terhadap pelaksanaan seluruh pekerjaan/
kegiatan asrama untuk menjamin agar semua pekerjaan/ kegiatan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan manajemen asrama dilakukan oleh
Ketua Pengelola asrama dan Pembina asrama. Adanya pengawasan ini bertujuan
untuk membandingkan antara pencapaian hasil pekerjaan/ kegiatan asrama dengan
rencana yang telah ditetapkan. Sehingga diketahui tolak ukur keberhasilan
pencapaian tujuan asrama.Terdapat tiga bentuk pengawasan manajemen asrama putri
yaitu controlling, monitoring, dan evaluating. Berikut pelaksanaan pengawasan manajemen asrama, yaitu:
1.
Pelaksanaan controlling kegiatan asrama
Pelaksanaan
controllingkegiatan asrama dilakukan
oleh Ketua Pengelola asrama. Pada controlling
ini terdapat pengamatan terhadap tahapan-tahapan tertentu dari suatu kegiatan
asrama. Berikut prosedur controlling
kegiatan asrama:
Gambar 5. Prosedur Controlling Kegiatan Asrama
2.
Pelaksanaan monitoringterhadap perkembangan warga
asrama
Pelaksanaan
monitoringterhadapperkembangan warga
asrama dilakukan oleh Ketua Pengelola asrama dan Pembina asrama. Dalam hal ini
adanya pengamatan yang dilakukan sewaktu-waktu terhadap perkembangan akademik
maupun non akademik warga asrama putri. Dari hasil monitoring perkembangan
akademik warga asrama menunjukkan adanya kenaikan prestasi hasil belajar warga
asrama di perkuliahan. Hal ini dapat dilihat dari Kartu Hasil Semester (KHS)
pada setiap warga asrama. Pencapaian nilai Indeks Prestasi (IP) warga asrama
cenderung berada diatas 3,50. Sedangkan pada perkembangan non akademik warga
asrama menunjukkan adanya berbagai bakat dan skillwarga asrama, seperti terampilnya warga asrama menjadi Master of Ceremony(MC) pada kegiatan event asrama, terampilnya penggunaan
alat teknologi, dan berbakat dalam berbagai kesenian.
3.
Pelaksanaan evaluating program kerja PRTA
Pelaksanaan
evaluating program kerja PRTA
dilakukan oleh Pembina asrama.Pelaksanaan evaluating
ini dilakukan pada saat akhir kegiatan untuk membandingkan antara rencana
dengan hasil kegiatan. Pada kepengurusan akhir periode kerja PRTA dilakukan
Rapat Akhir Tahunan (RAT) sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan program
kerja PRTA. Pada pelaksanaan RAT ini Pembina asrama akan mengevaluasi seluruh
program kerja PRTA dan melihat laporan hasil kegiatan event asrama.
E.
Manajemen
Layanan Asrama Putri Universitas Negeri Malang Berdasarkan Analisis SWOT
1.
Strength (Kekuatan)
Kekuatan internal yang
dimiliki asrama putri yaitu:
a.
Sarana
dan prasarana asrama
Meliputi perpustakaan
asrama, ruang tamu, ruang makan, aula asrama, ruang kesehatan, ruang
sekretaris, kamar tamu, tempat parkir, taman asrama, tempat cuci pakaian,
tempat jemuran pakaian, dapur, wastafel, kamar mandi, WC, minimarket asrama,
kantin asrama, kamar tidur, meja dan
kursi belajar, lampu belajar, almari, rak sepatu, peralatan dapur, peralatan
untuk mencuci, dan peralatan kebersihan.
b.
Personel
pengelola asrama
Meliputi Pembina
Asrama, Pengurus Rumah Tangga Asrama (PRTA), warga perpanjangan asrama, petugas
administrasi asrama, dan satpam asrama.
c.
Peraturan
yang ketat
Peraturan yang ketat
ini menjadikan asrama memiliki daya tarik dalam bidang kedisiplinan. Dengan
adanya kedisiplinan ini, diharapkan mahasiswa bisa belajar secara kondusif,
yang akhirnya dapat meningkatkan prestasi belajarnya. Disamping peraturan
kedisiplinan, asrama juga memberikan tata tertib berpakaian dan beretika
sebagai warga asrama. Sehingga output
alumni asrama diharapkan memiliki attitude
yang baik dan sopan.
d.
Program
kegiatan asrama
Adanya berbagai program
kegiatan asrama menjadikan warga asrama aktif, baik secara personal maupun
kolektif. Program kegiatan asrama ini ditujukan untuk mengembangkan bakat dan
kemampuan warga asrama, baik akademik maupun non akademik.
e.
Penciptaan
hubungan sosial yang baik
Asrama menjalin solidaritas kekeluargaan
yang kuat, sehingga mahasiswa dibina untuk menjalin hubungan sosial dengan
sesama warga asrama,Pembina asrama, teman sebayanya di kampus, dan masyarakat
luar.
2.
Weakness (Kelemahan)
Kelemahan internal yang
ada di asrama putriyaitu:
a.
Pengelolaan
manajemen asrama yang rendah
Pengelolaan yang belum
mandiri dan asrama yang tidak memiliki struktur yang spesifik, menjadikan
sistem manajemen asrama kurang tertata. Selain itu rendahnya kinerja para
personel pengelola asrama menjadikan rendahnya pengelolaan manajemen asrama.
b.
Kapasitas
penerimaan warga asrama yang terbatas
Bangunan asrama yang
tidak terlalu besar dan luas menjadikan kapasitas penerimaan warga asrama
terbatas. Sehingga perlunya sistem tes seleksi pada penerimaan warga asrama
baru.
c.
Fasilitas
asrama yang kurang mewadahi
Fasilitas asrama yang kurang mewadahi
meliputi belum adanya layanan wifi asrama,
tempat aula dijadikan tempat sholat berjamaah, air PDAM yang sering mati, WC
yang rusak, tempat parkir yang sempit,dan sedikitnya koleksi buku di
perpustakaan asrama.
3.
Opportunities (Peluang)
Peluang eksternal untuk
asrama putri yaitu:
a.
Penambahan
fasilitas asrama
Meliputi adanya peluang
untuk pemasangan wifi, mendirikan
musala asrama, dan membuka layanan laundry.
b.
Penambahan
mitra kerjasama
Penambahan mitra kerjasama yaitu dengan pihak
sponsorship dan pihak bank, seperti siap memberikan pinjaman untuk pengembangan
asrama.
4.
Threats (Tantangan)
Tantangan eksternal
untuk asrama putri yaitu:
a.
Adanya
rumah kost atau kontrakan di sekitar kampus.
b.
Adanya
warung makan di sekitar kampus.
c.
Adanya
layanan laundry di sekitar kampus.
d.
Adanya
layanan warnet di sekitar kampus.
F.
Alternatif
Perbaikan Manajemen Layanan Asrama Putri Universitas Negeri Malang Berdasarkan
Analisis SWOT
1.
Kekuatan internal
asrama putri
Aspek
Analisis
|
Keterangan
|
Alternatif
Perbaikan Manajemen
|
Sarana dan prasarana asrama
|
Perpustakaan
asrama
|
Adanya
petugas perpustakaan; Penambahan jumlah koleksi buku; Pemasangan wifi di
dalam ruangan
|
Ruang
tamu
|
Ruang
tamu berada di ruangan tersendiri; Penataan tata letak ruang tamu yang baik
|
|
Ruang
makan
|
Penataan
ruang makan yang rapi; Perlunya penyediaan peralatan makan di meja makan
|
|
Aula
asrama
|
Aula
asrama hanya digunakan untuk program kegiatan asrama
|
|
Ruang
kesehatan
|
Penambahan
koleksi obat; Adanya petugas kesehatan
|
|
Ruang
sekretaris
|
Penataan
ruang sekretaris sesuai dengan konsep manajemen perkantoran
|
|
Kamar
tidur
|
Kasur
yang lebih nyaman; adanya wifi di setiap kamar
|
|
Tempat
parkir
|
Perluasan
area parkir asrama
|
|
Taman
asrama
|
Penataan
taman asrama semenarik mungkin
|
|
Tempat
cuci pakaian
|
Perluasan
tempat cuci pakaian; Penambahan peralatan mencuci
|
|
Tempat
jemuran pakaian
|
Perluasan
tempat jemuran pakaian
|
|
Dapur
|
Penambahan
peralatan dapur; Adanya jadwal piket kebersihan dapur;
|
|
Kamar
mandi
|
Adanya
jadwal piket kamar mandi; Penambahan peralatan kebersihan untuk kamar mandi
|
|
Minimarket
asrama
|
Adanya
petugas minimarket tersendiri; Penambahan jumlah varian makanan dan minuman
|
|
Kantin
asrama
|
Adanya
pendeteksian makanan yang sehat bergizi; Penataan kantin yang bersih; Harga
makanan dan minuman yang relatif lebih murah
|
|
Almari
|
Ada
dua almari di dalam kamar tidur yaitu almari khusus untuk pakaian dan almari
khusus untuk tempat buku
|
|
Personel pengelola asrama
|
Pembina
asrama
|
Adanya
sikap loyalitas kepada warga asrama; Kemampuan dalam pelaksanaan manajemen
layanan khusus asrama
|
Pengurus
Rumah Tangga Asrama (PRTA)
|
Bekerjasama
dengan berbagai UKM di kampus; Adanya pelaksanaan manajemen asrama yang baik;
Kegiatan asrama diarahkan pada basis ilmiah dan islami
|
|
Warga
perpanjangan asrama
|
Mampu
bekerjasama dengan PRTA dalam penyelenggaraan program kegiatan asrama
|
|
Petugas
administrasi asrama
|
Pemberian
layanan prima kepada setiap pengunjung/tamu asrama; Mampu melakukan sistem
pengadministrasian yang baik
|
|
Satpam
asrama
|
Tugas
penjagaan asrama selama 1 x 24 jam
|
|
Peraturan yang ketat
|
Tata
tertib warga asrama
|
Pelaksanaan
tata tertib asrama meliputi pedoman etika warga asrama, tatib berpakaian, dan
peraturan yang bersifat yuridis
|
Program kegiatan asrama
|
Program
kegiatan harian wajib warga asrama
|
Pengaturan
jadwal kegiatan harian wajib
|
Program
kegiatan event asrama
|
Adanya
sanksi jika warga asrama tidak mengikuti kegiatan event asrama
|
|
Penciptaan hubungan sosial
|
Solidaritas
kekeluargaan
|
Meningkatkan
jalinan ukhuwah islamiyah sesama warga asrama
|
2.
Kelemahan
internal asrama putri
Aspek Analisis
|
Keterangan
|
Alternatif Perbaikan
Manajemen
|
Pengelolaan manajemen asrama yang
rendah
|
Pengelolaan
belum mandiri
|
Diperlukan
adanya manager pengelolaan asrama
|
Struktur
organisasi yang kurang spesifik
|
Adanya job
description beserta tugas pokok dan fungsinya pada setiap bidang
|
|
Kapasitas penerimaan warga asrama yang
terbatas
|
Bangunan
asrama yang tidak besar dan luas
|
Penambahan
bangunan asrama
|
Fasilitas asrama kurang memadahi
|
Belum ada
layanan wifi
|
Pemasangan
layanan wifi di dalam asrama
|
Tempat aula
dijadikan tempat sholat berjamaah
|
Pembangunan
musala
|
|
Air PDAM yang
sering mati
|
Mengganti
dengan air PDAM yang baru
|
|
WC rusak
|
Membeli WC
baru
|
|
Tempat parkir
yang sempit
|
Perluasan area
parkir
|
|
Sedikitnya
jumlah koleksi buku perpustakaan asrama
|
Penambahan
jumlah koleksi buku perpustakaan asrama
|
3.
Peluang
eksternal asrama putri
Aspek Analisis
|
Keterangan
|
Alternatif Perbaikan
Manajemen
|
Penambahan fasilitas asrama
|
Pemasangan wifi
|
Pemasangan wifi di aula asrama; Bekerjasama
dengan Telkomsel
|
Pembangunan
musala asrama
|
Bekerjasama
dengan pihak mitra; Pembangunan musala asrama dikategorikan pembangunan
jangka pendek
|
|
Adanya layanan
laundry
|
Pengadaan
mesin cuci untuk layanan laundry;
Adanya petugas laundry; Biaya laundry lebih murah daripada di luar
|
|
Penambahan mitra kerjasama
|
Bekerjasama
dengan pihak sponsorship
|
Menjalin
hubungan kerjasama yang baik dengan berbagai sponsorship; Pembuatan proposal
yang kredibel untuk mendapatkan kepercayaan dari pihak sponsorship
|
Bekerjasama
dengan pihak bank
|
Menjalin
hubungan kerjasama yang baik dengan berbagai instansi bank; Pembuatan
proposal yang kredibel untuk mendapatkan kepercayaan dari pihak bank
|
4.
Tantangan
eksternal asrama putri
Aspek Analisis
|
Keterangan
|
Alternatif Perbaikan
Manajemen
|
Fasilitas di luar
|
Adanya rumah
kost atau kontrakan di sekitar kampus
|
Menurunkan biaya asrama; Menambah
kegiatan asrama; Melengkapi fasilitas asrama; Menjamin keamanan warga asrama
|
Adanya warung makan
di sekitar kampus
|
Menurunkan harga makanan dan minuman
di kantin asrama; Adanya program perbaikan gizi warga asrama; Adanya varian
makanan dan minuman di kantin dan minimarket asrama
|
|
Layanan di luar
|
Adanya layanan
laundry di sekitar kampus
|
Mendirikan laundry khusus untuk warga asrama; Biaya laundry asrama yang lebih murah dari pada laundry di luar asrama; Adanya jaminan pakaian tidak hilang
|
Adanya layanan
warnet di sekitar kampus
|
Pemasangan wifi di dalam asrama; Penyediaan layanan print gratis dengan
batasan tertentu.
|
G.
Program
Kegiatan Asrama Putri Universitas Negeri Malang
Program kegiatan asrama merupakan program kerja PRTA
selama satu tahun. Berbagai program kegiatan tersebut ditujukan untuk membangun
kepribadian mahasiswa melalui proses penghayatan dan pengembangan nilai budaya,
dan peningkatan potensi warga asrama. Program kegiatan asrama terbagi menjadi
dua jenis yaitu kegiatan wajib harian warga asrama dan kegiatan event asrama.
1.
Program
kegiatan event asrama selama satu
tahun, yaitu:
a.
Orientasi
Warga Baru asrama (OWB)
Merupakan kegiatan
orientasi pengenalan lingkungan asrama, baik secara fisik maupun fisik.
Sedangkan aspek-aspek yang dilakukan pada kegiatan OWB meliputi:
1)
Kegiatan-kegiatan
harian asrama
2)
Kegiatan
event asrama
3)
Organisasi
kepengurusan asrama
4)
Memperkenalkan
lingkungan fisik asrama
5)
Peraturan-peraturan
asrama
b.
Dirasah
islamiyah
Merupakan kegiatan
keagamaan untuk menggembleng keimanan warga asrama dalam mempersiapkan diri
untuk beradaptasi dengan lingkungan barunya, baik lingkungan asrama maupun
lingkungan perguruan tinggi.
c.
Pelatihan
Teknik Persidangan dan Pemilihan Tim Presidium Asrama (PTP2TPA)
Merupakan pelatihan
yang diperuntukkan untuk simulasi teknik persidangan. Dalam pelatihan ini
dibentuk pula tim presidium asrama melalui pemilihan demokratis dari warga
asrama. Tujuan lain dari kegiatan PTP2TPA yaitu memperkenalkan dan mengajari
teknik persidangan bagi warga asrama, sehingga membekali mereka dalam mengikuti
kegiatan organisasi di kampusnya.
d.
Pekan
Kreativitas Asrama (PKA)
Merupakan kegiatan yang
berbasis keterampilan dengan menyajikan berbagai pertunjukkan kreasi warga
asrama. Kegiatan PKA termasuk kegiatan event
asrama yang serupa dengan kegiatan inagurasi atau pensi di perguruan tinggi.
e.
Donor
darah
Merupakan kegiatan sosial
yang bertujuan untuk menegakkan pilar kekeluargaan dan jiwa kepeduliaan warga
asrama terhadap orang lain. Kegiatan donor darah dilakukan di asrama sendiri, dan
diperuntukkan untuk semua orang.
f.
Bakti
sosial
Merupakan kegiatan
pengabdian kepada masyarakat, khususnya masyarakat kelas bawah. Kegiatan ini
dilakukan sekitar 3 hari di luar asrama (di daerah pedesaan). Bakti sosial ini
bertujuan untuk mengetahui kondisi masyarakat diluar, dan meningkatkan jiwa
pancasialis warga asrama.
g.
Tabligh
akbar
Merupakan kegiatan
keagamaan yang bertujuan untuk meningkatkan kembali keimanan dan pengetahuan
agama warga asrama, agara mereka tetap menjaga keimanannya ketika sudah menjadi
alumni asrama.
2.
Program
kegiatan harian wajib warga asrama
Mekanisme dari pelaksanaan
kegiatan harian wajib warga asrama yaitu adanya penjadwalan dari tiap RT (Rukun
Tetangga) sebagai penanggungjawab (PJ) pelaksana kegiatan. RT yang bertugas
sebagai PJ kegiatan akan menjadi penyaji materi dan presentasi (jika pada
kegiatan keterampilan dan Kajian Studi Ilmiah), menjadi tuan rumah (jika pada
kegiatan Diba’an), dan menjadi imam (jika pada sholat berjamaah), sedangkan RT
lain menjadi makmum dan audiens di
kegiatan lain.
Berikut kegiatan
harian wajib warga asrama, yaitu:
a.
Sholat
berjamaah maghrib dan subuh
Sholat berjamaah
maghrib dan subuh menjadi kegiatan wajib harian warga asrama yang dilakukan
setiap hari di musholla asrama. Penugasan imam sholat akan terjadwal sesuai
dengan pembagian jadwal yang ditentukan oleh PRTA. Tiap RT (Rukun Tetangga)
akan melaksanakan penugasan imam hanya satu kali dalam seminggu.
b.
Keterampilan
Merupakan kegiatan
harian asrama yang dilakukan pada hari Senin. Kegiatan ini berorientasi pada
praktik pembuatan berbagai kerajinan untuk mengembangkan keterampilan warga asrama.
c.
Kajian
Studi Ilmiah (KSI)
Merupakan kegiatan
harian asrama yang dilakukan pada hari Selasa. Kegiatan ini meliputi diskusi
ilmiah dan curah pendapat antar warga asrama. Kegiatan ini bertujuan untuk
mengasah pola pikir warga asrama dan melatih keberanian mereka untuk
mengemukakan argumen, dengan mengkritisi berbagai permasalahan yang sedang
terjadi. Sehingga mereka akan menjadi mahasiswa yang selalu up to date tentang perkembangan saat
ini.
d.
Kajian
Islami (KI)
Merupakan kegiatan
pemberian ceramah agama dari ustadz/ ustadzah kepada warga asrama, yang
dilakukan setelah sholat maghrib berjamaah. Kegiatan ini dilakukan pada hari
Rabu. Tujuan adanya kegiatan ini yaitu untuk membimbing keislaman dan
meningkatkan keimanan warga asrama.
e.
Yasinan
dan Istighosah
Merupakan kegiatan
harian asrama yang dilakukan pada hari Kamis. Kegiatan yasinan dan istighosah
ini dilakukan secara bersama-sama. Tujuan adanya kegiatan ini yaitu untuk
meningkatkan ketakwaan kepada Allah SWT, dan untuk menjalin ukhuwah
persaudaraan sesama muslim.
f.
Diba’an
Merupakan kegiatan
harian asrama yang dilakukan pada hari Jumat. Tujuan kegiatan ini yaitu melatih
warga asrama untuk bisa membaca kitab diba’, dan mempererat jalinan
kekeluargaan mereka.
g.
Kerja
bakti
Merupakan kegiatan
gotong royong untuk membersihkan lingkungan asrama. Kegiatan ini dilakukan pada
hari Minggu, dengan pelaksanaan dua kali dalam satu bulan. Kerja bakti ini
bertujuan untuk meningkatkan kekeluargaan warga asrama sekaligus bentuk
kepedulian mereka dalam merawat lingkungan fisik asrama.
h.
Olahraga/
senam pagi
Merupakan kegiatan
olahraga yang dilakukan setiap hari Minggu pagi. Tujuannya yaitu memelihara
kebugaran jasmani warga asrama.
i.
Piket
jaga lobby asrama
Merupakan kegiatan harian warga asrama
yang dilakukan sekali dalam seminggu bagi tiap individu. Piket jaga lobby
dilaksanakan pada jam kosong kuliah tiap warga asrama, sehingga tidak
mengganggu aktivitas belajar mereka di perkuliahan. Tujuan dari pelaksanaan
piket jaga lobby yaitu memberikan pelayanan kepada tiap pengunjung asrama, baik
tamu warga asrama maupun tamu yang berkepentingan dengan personel asrama.
H.
Sarana
dan Prasarana Asrama Putri Universitas Negeri Malang
Berikut
sarana dan prasarana yang ada di asrama putri:
No
|
Sarana dan Prasarana
|
Jumlah
|
1.
|
Kantor Administratif
|
1
|
2.
|
Ruang Aula/ musala
|
1
|
3.
|
Ruang Tamu
|
1
|
4.
|
Ruang Makan
|
1
|
5.
|
Ruang Kamar
|
94
|
6.
|
Ruang Security
|
1
|
7.
|
Ruang Kesehatan
|
1
|
8.
|
Kamar Mandi
|
64
|
9.
|
Kamar Mandi WC
|
64
|
10.
|
Mushala
|
1
|
11.
|
Perpustakaan Baca
|
1
|
12.
|
Ruang air PDAM
|
1
|
13.
|
Gudang
|
1
|
14.
|
Kantin
|
1
|
15.
|
Minimarket
|
1
|
16.
|
Tempat Parkir
|
1
|
17.
|
Tempat Cuci Pakaian
|
1
|
18.
|
Tempat Penjemuran Pakaian
|
1
|
19.
|
Printer
|
1
|
20.
|
Televisi
|
1
|
21.
|
Telepon
|
1
|
22.
|
Mesin Faximile
|
1
|
23.
|
Radio
|
1
|
24.
|
Almari Dua Pintu
|
150
|
25.
|
Tempat Tidur Dua Susun
|
150
|
26.
|
Meja Belajar
|
225
|
27.
|
Kursi Belajar
|
225
|
28.
|
Lampu Belajar
|
75
|
29.
|
Rak Sepatu
|
75
|
I.
Mitra
Kerjasama Asrama Putri Universitas Negeri Malang
Mitra kerjasama asramahanya diperlukan
dalam program kegiatan event asrama. Tujuan
diperlukannya mitra ini yaitu untuk membantu pelaksanaan kegiatan event asrama yang merupakan program
kerja PRTA. Bantuan dari mitra ini baik berupa fresh money maupun material lainnya demi mendukung terselenggaranya
kegiatan event asrama. Mitra
kerjasama asrama putri yaitu para donatur yang berasal dari warga Universitas
Negeri Malang, baik mahasiswa, dosen, maupun staff UM.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi Pelaksanaan Manajemen Layanan Khusus
Bidang Asrama Putri Universitas Negeri Malang Berdasarkan Analisis SWOT, maka
dapat disimpulkan bahwa:
1.
Perencanaan
manajemen asrama putri Universitas Negeri Malang melibatkan pihak-pihak
personel asrama agar tercipta keefektifan pelaksanaan manajemen asrama.
2.
Pengorganisasian
manajemen asrama putri Universitas Negeri Malang dilakukan dengan adanya
pengelompokkan dan pembagian job
description pada personel asrama untuk dapat mencapai tujuan asrama secara
efektif dan efisien.
3.
Pelaksanaan
manajemen asrama putri Universitas Negeri Malang melibatkan berbagai pihak personel
asrama dengan pelaksanaan job description
yang telah ditetapkan sebelumnya, agar dapat saling bekerjasama demi
tercapainya tujuan asrama.
4.
Pengawasan
manajemen asrama putri Universitas Negeri Malang bertujuan untuk menjamin semua
pekerjaan/ kegiatan asrama berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan,
sehingga dapat mengukur tolak keberhasilan pencapaian tujuan asrama.Terdapat
tiga bentuk pengawasan manajemen asrama putri yaitu controlling, monitoring,
dan evaluating.
5.
Manajemen layanan
asrama putri Universitas Negeri Malang berdasarkan analisis SWOT menunjukkan
adanya analisis terhadap berbagai kekuatan internal, kelemahan internal,
peluang eksternal, dan tantangan eksternal yang dihadapi asrama putri, sehingga
diperlukan adanya alternatif perbaikan manajemen layanan asrama.
6.
Alternatif
perbaikan manajemen layanan asrama putri Universitas Negeri Malang berdasarkan analisis
SWOT merupakan jawaban untuk memperbaiki analisis terhadap kekuatan internal,
kelemahan internal, peluang eksternal, dan tantangan eksternal asrama putri.
Sehingga pelaksanaan manajemen layanan asrama putri Universitas Negeri Malang dapat
mencerminkan mutu layanan bidang asramaPerguruan Tinggi Negeri.
7.
Program
kegiatan asrama putri Universitas Negeri Malangterbagi menjadi dua jenis yaitu kegiatan wajib
harian warga asrama dan kegiatan event
asrama. Program kegiatan tersebut ditujukan untuk membangun kepribadian warga
asrama putri melalui proses penghayatan dan pengembangan nilai budaya, dan
peningkatan potensi warga asrama.
8.
Sarana
dan prasarana asrama putri Universitas Negeri Malang sudah tergolong sangat
baik dan dapat memfasilitasi warga asrama. Sarana dan prasarana ini ditujukan
untuk memenuhi kebutuhan warga asrama dan menunjang kegiatan belajar warga
asrama sehingga diharapkan dapat meningkatkan prestasi belajarnya.
9.
Mitra
kerjasama asrama putri Universitas Negeri Malang diperlukan dalam program
kegiatan event asrama. Mitra
kerjasama asrama putri yaitu para donatur yang berasal dari warga Universitas
Negeri Malang, baik mahasiswa, dosen, maupun staff UM.
B.
Saran
1.
Bagi Ketua
Pengelola Asrama
§ Meningkatkan pelaksanaan manajemen pengelolaan asrama.
§ Meningkatkan layanan fasilitas asrama, seperti pemasangan wifi, pemberian layanan laundry dan layanan printer.
§ Meningkatkan kerjasama dengan personel asrama dalam pengelolaan
asrama.
2.
Bagi
Pembina asrama
§ Meningkatkan loyalitas kepada warga asrama untuk mempererat
jalinan ukhuwah islamiyah.
§ Meningkatkan kerjasama dalam satu tim Pembina asrama untuk
pelaksanaan manajemen layanan asrama.
§ Membantu PRTA dalam pelaksanaan program kegiatan harian wajib
asrama dan kegiatan event asrama.
3.
Bagi
Pengurus Rumah Tangga Asrama (PRTA)
§ Meningkatkan kerjasama antar anggota PRTA dan kepada pembina
asrama.
§ Memberikan layanan dan bantuan secara maksimal kepada warga
asrama.
§ Bekerjasama secara totalitas dalam penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan asrama.
§ Menambah mitra kerjasama dalam pelaksanaan kegiatan event asrama.
4.
Bagi
peneliti lain
§ Peneliti dapat melakukan observasi di tempat lain dengan
tema observasi yang sama sebagai referensi untuk penelitian sejenis.
§ Peneliti
dapat menggunakan instrumen angket dalam pelaksanaan observasi, selain
menggunakan metode wawancara dan dokumentasi.
§ Peneliti dapat melakukan penelitian yang lebih intensif untuk
mengetahui keterkaitan manajemen layanan khusus asrama dengan citra asrama.
DAFTAR
RUJUKAN
Imron, Ali. 1993. Manajemen
Layanan Khusus di Sekolah. Malang: Jurusan AP FIP UM.
Kusmintardjo. 1993. Pengelolaan
Layanan Khusus di Sekolah (jilid 2). Malang: IKIP Malang.
Tim Dosen AP UPI. 2008. Manajemen Pendidikan. Bandung: Alfabeta.
Wiyono, B. B. 1999. Manajemen
Layanan Khusus di Sekolah. Malang:
Jurusan AP FIP UM.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar